Von Excel zu professioneller Projektsoftware: So gelingt der Umstieg

Sie wissen es eigentlich schon: Excel ist nicht die optimale Lösung für die Projektverwaltung in Ihrem Architekturbüro. Stundenlange Datenpflege, Formel-Fehler, Versionswirrwarr – die Probleme sind bekannt. Und trotzdem bleibt Excel auf dem Rechner, Monat für Monat.

Der Grund ist selten fehlende Einsicht. Es ist die Angst vor dem Umstieg.

Was, wenn die Datenmigration schiefgeht? Was, wenn das Team die neue Software nicht annimmt? Was, wenn der laufende Betrieb darunter leidet? Diese Bedenken sind verständlich – aber in den meisten Fällen übertrieben. Viele Architekturbüros, die den Schritt gewagt haben, berichten im Rückblick: "Wir hätten viel früher wechseln sollen."

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie der Umstieg von Excel auf professionelle Projektsoftware in der Praxis funktioniert – Schritt für Schritt, ohne Betriebsunterbrechung.

Warum Architekturbüros trotzdem bei Excel bleiben – obwohl sie die Probleme kennen

Der Status quo hat eine starke Trägheitskraft. Excel läuft, das Team kennt es, und irgendwie funktioniert es. Die Probleme sind zwar nervig, aber beherrschbar – oder scheinen es zumindest zu sein.

Dazu kommt: Ein Softwarewechsel wirkt auf den ersten Blick nach einem aufwendigen Projekt. Daten migrieren, Mitarbeiter schulen, neue Prozesse einführen. Bei all den laufenden Projekten fühlt sich der Zeitpunkt nie günstig an.

Dabei unterschätzen viele Büros, wie viel Zeit sie täglich mit Excel-Problemen verlieren – und wie niedrig der tatsächliche Aufwand für den Umstieg ist.

Das Kalkül, das viele zu spät machen:

Ein Architekturbüro mit fünf Mitarbeitern, das täglich 30 Minuten pro Person mit Excel-Pflege verbringt, verschwendet über 2.000 Stunden pro Jahr. Bei einem internen Stundensatz von 50€ sind das 100.000€ – die für Projektarbeit verloren gehen.

Die Frage ist nicht, ob sich der Umstieg lohnt. Die Frage ist, wie man ihn sinnvoll angeht.

Was Sie von einer professionellen Excel-Alternative erwarten können

Bevor wir über den Umstieg sprechen, lohnt sich ein Blick darauf, was moderne Projektsoftware für Architekturbüros tatsächlich bietet – und was der konkrete Mehrwert gegenüber Excel ist.

Automatische HOAI-Berechnung statt manueller Formeln

Professionelle Branchensoftware hat die HOAI-Honorartafeln, Leistungsphasen und Berechnungslogik bereits integriert. Sie geben die Projektparameter ein – anrechenbare Kosten, Honorarzone, Leistungsumfang – und die Software berechnet das Honorar automatisch. Keine verschachtelten Excel-Formeln, kein Risiko von Übertragungsfehlern.

Echtzeit-Projektcontrolling statt monatlicher Auswertungen

Während Excel immer eine Momentaufnahme zeigt, haben Sie in modernen Tools jederzeit den aktuellen Stand: Wie viele Stunden wurden pro Projekt erfasst? Wie viel Budget ist noch übrig? Welche Leistungsphasen können bereits abgerechnet werden? Diese Transparenz ermöglicht es, rechtzeitig gegenzusteuern – bevor Projekte in die roten Zahlen rutschen.

Zentrale Datenhaltung statt Versionschaos

Kein Projekt_FINAL_v3_überarbeitet.xlsx mehr. Alle Mitarbeiter arbeiten mit denselben aktuellen Daten. Änderungen sind sofort für alle sichtbar. Die Excel-typische Frage "Welche Version ist die richtige?" stellt sich nicht mehr.

Direkte Verbindung zwischen Zeiterfassung und Abrechnung

Erfasste Arbeitsstunden fließen automatisch in die Projektauswertung und in die Honorarrechnung. Was morgens erfasst wird, ist abends im Controlling sichtbar. Kein manuelles Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Quellen.

Skalierbarkeit ohne Mehraufwand

Eine Excel-Tabelle wird mit wachsendem Büro immer unhandlicher. Professionelle Software wächst mit – ob Sie drei oder dreißig Mitarbeiter haben, ob Sie fünf oder fünfzig Projekte gleichzeitig verwalten.

Der Umstieg in 5 Schritten

Ein strukturierter Ansatz macht den Unterschied zwischen einem reibungslosen Übergang und einem chaotischen Start. Hier ist ein bewährtes Vorgehen für Architekturbüros:

Schritt 1: Anforderungen definieren (1-2 Wochen)

Bevor Sie Software vergleichen, klären Sie intern: Was muss die neue Lösung leisten?

Kernfragen für Ihre Anforderungsliste:

Welche Prozesse laufen heute über Excel? (Zeiterfassung, HOAI-Berechnung, Rechnungserstellung, Projektcontrolling, ...)
Wie viele Mitarbeiter werden das System nutzen?
Welche Daten müssen migriert werden?
Gibt es bestehende Tools, die integriert bleiben sollen?
Was ist das wichtigste Problem, das gelöst werden muss?

Halten Sie diese Anforderungen schriftlich fest. Sie dienen als Bewertungsgrundlage bei der Software-Auswahl und verhindern, dass Sie sich von beeindruckenden Features blenden lassen, die Sie gar nicht brauchen.

Schritt 2: Software auswählen und testen (2-4 Wochen)

Für Architekturbüros mit 3-50 Mitarbeitern kommen spezialisierte Branchenlösungen in Frage. Im Gegensatz zu allgemeinen Projektmanagement-Tools verstehen diese die spezifischen Anforderungen: HOAI-Abrechnung, Leistungsphasen, Stundencontrolling nach Projekten.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten:

Kriterium	Warum es wichtig ist
HOAI-Integration	Automatische Honorarberechnung spart Stunden und vermeidet Fehler
Zeiterfassung	Sollte direkt mit Projekten und Abrechnung verknüpft sein
Benutzerfreundlichkeit	Hohe Akzeptanz im Team ist entscheidend für den Erfolg
Cloud-basiert	Ermöglicht mobiles Arbeiten und automatische Backups
Einführungsaufwand	Je schneller das Team produktiv ist, desto besser
Support	Guter Kundenservice macht den Start deutlich leichter

Testphase nutzen: Die meisten seriösen Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Nutzen Sie diese nicht nur zum Klicken, sondern für echte Anwendungsfälle: Legen Sie ein bestehendes Projekt an, erfassen Sie Stunden, erstellen Sie eine Proforma-Rechnung. So erkennen Sie, ob das Tool im Alltag funktioniert.

Schritt 3: Daten migrieren – was wirklich übernommen werden muss

Dieser Schritt klingt aufwendiger als er ist. Nicht alle Excel-Daten müssen migriert werden – und das ist auch gut so.

Was Sie migrieren sollten:

Aktive Projekte: Stammdaten, Budgets, bisher erfasste Stunden
Kundendaten: Kontaktdaten, Ansprechpartner, Adressen
Offene Rechnungen: Laufende Aufträge und ausstehende Zahlungen

Was Sie archivieren können:

Abgeschlossene Projekte aus den letzten Jahren
Historische Zeiterfassungen, die nicht mehr aktiv benötigt werden
Alte Angebotsversionen und Kalkulationen

Was Sie loslassen können:

Redundante Daten, die in mehreren Tabellen doppelt gepflegt wurden
Informationen, die nie wirklich genutzt wurden
Excel-Formeln und Berechnungslogik, die die Software jetzt übernimmt

Praxistipp: Starten Sie die Migration mit ein bis drei aktiven Projekten als Pilotphase. Wenn diese Projekte reibungslos laufen, folgen alle weiteren. So vermeiden Sie, dass ein Fehler das gesamte System betrifft.

Schritt 4: Team einführen und mitnehmen (1-2 Wochen)

Die beste Software hilft nichts, wenn das Team sie nicht nutzt. Akzeptanz entsteht nicht durch Anordnung, sondern durch Überzeugung.

Bewährte Ansätze für erfolgreiche Team-Einführungen:

Early Adopter identifizieren: In jedem Team gibt es jemanden, der Neues gerne ausprobiert. Machen Sie diese Person zum internen Champion – sie lernt die Software zuerst und hilft Kollegen bei Fragen.

Konkreten Mehrwert zeigen: Zeigen Sie dem Team nicht, welche Features es gibt, sondern wie die Software konkret ihren Alltag erleichtert. "Ihr müsst eure Stunden nicht mehr per E-Mail schicken – einfach direkt eingeben" ist überzeugender als "Wir haben jetzt Zeiterfassung 2.0".

Parallelbetrieb zeitlich begrenzen: Ein kurzer Parallelbetrieb (2-4 Wochen) gibt Sicherheit, sollte aber klar befristet sein. Läuft Excel unbegrenzt parallel, wechselt das Team nie wirklich.

Fragen und Feedback einholen: Regelmäßige kurze Feedback-Runden in den ersten Wochen helfen, Probleme früh zu erkennen und zu lösen.

Schritt 5: Excel schrittweise verabschieden (2-4 Wochen)

Nach der Pilotphase folgt die vollständige Umstellung. Der Schlüssel: kein abrupter Schnitt, sondern ein geplanter Übergang.

Empfohlene Reihenfolge:

Zeiterfassung zuerst: Das wird täglich genutzt und zeigt schnell den Mehrwert
Projektcontrolling: Live-Übersichten ersetzen wöchentliche Excel-Updates
Honorarabrechnung: HOAI-Berechnungen laufen jetzt automatisch
Rechnungserstellung: Rechnungen direkt aus dem System, kein Excel-Export mehr

Bewahren Sie Ihre alten Excel-Dateien als Archiv auf – aber setzen Sie einen klaren Stichtag, ab dem Excel nur noch als Nachschlagewerk dient, nicht mehr als aktives Arbeitswerkzeug.

Typische Bedenken – und warum sie übertrieben sind

"Wir haben keine Zeit für den Umstieg."

Dieser Einwand ist paradox: Das Büro hat keine Zeit, weil Excel so viel Zeit frisst. Ein strukturierter Umstieg, der parallel zum laufenden Betrieb erfolgt, dauert in der Regel 4-8 Wochen. Die Zeit, die danach eingespart wird, amortisiert diesen Aufwand in wenigen Monaten.

"Das ist zu kompliziert für unser Team."

Moderne Cloud-Software für Architekturbüros ist deutlich intuitiver als komplexe Excel-Kalkulationen. Ein Tool, das jeder im Büro täglich nutzen soll, muss benutzerfreundlich sein – sonst würde es sich nicht am Markt halten. Die meisten Anbieter bieten zudem Onboarding-Support und Schulungsmaterialien an.

"Wir verlieren unsere historischen Daten."

Ihre Excel-Dateien bleiben erhalten. Es geht nicht darum, alles zu löschen, sondern einen neuen Arbeitsweg zu etablieren. Historische Daten können weiterhin in Excel eingesehen werden, neue Projekte werden in der neuen Software geführt.

"Der Umstieg ist zu teuer."

Der Vergleich muss vollständig sein: Auf der einen Seite stehen die Kosten der neuen Software. Auf der anderen Seite stehen die versteckten Kosten von Excel: Fehler bei der Honorarberechnung, Stunden für manuelle Datenpflege, Budgetüberschreitungen, die zu spät erkannt werden. In den meisten Fällen amortisiert sich professionelle Software schnell.

"Was, wenn die Software eingestellt wird?"

Ein berechtigter Gedanke – aber kein Argument gegen den Umstieg. Achten Sie auf Anbieter mit stabilem Kundenstamm, transparenter Kommunikation und der Möglichkeit, Daten zu exportieren. Im Zweifel sind Sie mit einer spezialisierten Branchensoftware langfristig besser aufgestellt als mit selbstgebauten Excel-Konstruktionen, die nach dem Weggang einer einzigen Person niemand mehr versteht.

Wie plansync den Umstieg erleichtert

plansync wurde speziell für kleine und mittlere Architekturbüros entwickelt – und damit auch für Büros, die aus Excel umsteigen. Das prägt das Produkt an vielen Stellen.

Einfacher Start ohne monatelange Einführung

Die meisten Büros sind mit plansync in zwei Wochen voll produktiv. Keine aufwendige Implementierung, keine mehrtägigen Schulungen. Das System ist so aufgebaut, dass Architekten und ihre Mitarbeiter sich schnell zurechtfinden – ohne IT-Experten.

Zeiterfassung, die wirklich genutzt wird

Zeiterfassung scheitert in der Praxis oft daran, dass sie umständlich ist. plansync macht die Erfassung so einfach wie möglich – am PC, per Tablet oder unterwegs. Einmal erfasst, stehen die Stunden sofort für Projektauswertung und Abrechnung zur Verfügung.

HOAI-Abrechnung ohne Excel-Formeln

Die Honorarberechnung nach HOAI ist direkt integriert: Projektparameter eingeben, Leistungsphasen zuweisen, Rechnung erstellen. Was früher mehrere Excel-Tabellen und stundenlange Berechnungen erforderte, geht in Minuten. Die Rechnung kann direkt als PDF exportiert werden.

Projektcontrolling auf einen Blick

Für jedes Projekt sehen Projektleiter in Echtzeit: Stunden erfasst, Budget verbraucht, Leistungsphasen abrechenbar. Kein Warten auf den monatlichen Excel-Report – die Information ist immer aktuell.

Migration ohne großen Aufwand

Beim Start mit plansync werden Sie nicht allein gelassen. Das Team hilft bei der Einrichtung, beantwortet Fragen und unterstützt bei der Datenmigration. Der Umstieg ist kein Projekt, das Sie alleine stemmen müssen.

Fazit: Der richtige Zeitpunkt ist jetzt

Es gibt keinen perfekten Zeitpunkt für den Umstieg – und gleichzeitig ist jetzt immer der beste Zeitpunkt, um anzufangen. Jeder Monat, der mit Excel-Problemen verbraucht wird, ist ein Monat, den das Büro produktiver hätte verbringen können.

Der Umstieg von Excel auf professionelle Projektsoftware ist kein riskantes Projekt. Es ist eine strukturierte, überschaubare Maßnahme, die in wenigen Wochen erledigt ist und danach dauerhaft Zeit und Nerven spart.

Der erste Schritt: Testen Sie plansync 14 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte, ohne automatische Verlängerung. Richten Sie ein echtes Projekt ein, erfassen Sie Stunden, lassen Sie sich eine Honorarrechnung berechnen. Nach zwei Wochen wissen Sie, ob es passt.

Wer sich nach dem Test entscheidet weiterzumachen, hat bereits die wichtigste Arbeit des Umstiegs hinter sich.

Jetzt 14 Tage kostenlos testen – und erleben, wie Projektverwaltung ohne Excel-Probleme funktioniert.