Zurück zum Blog

Software für kleine und mittelgroße Architekturbüros: So finden Sie die richtige Lösung

Christoph Krieger
••11 Min. Lesezeit

Drei bis dreißig Mitarbeiter, ein überschaubares Projektportfolio und kein IT-Verantwortlicher im Team – so sieht die Realität in den meisten deutschen Architekturbüros aus. Laut Bundesarchitektenkammer haben über 85 % aller Architekturbüros in Deutschland weniger als zehn Mitarbeiter, und die große Mehrheit der Büros beschäftigt weniger als 30 Personen. Trotzdem richten sich die meisten Softwareanbieter am Markt an größere Organisationen mit 50 oder mehr Planern.

Das Ergebnis: Kleine und mittelgroße Büros stehen vor der Wahl zwischen überladenen Enterprise-Lösungen, die sie weder brauchen noch bezahlen wollen, und zu einfachen Standard-Tools, die keine HOAI-Abrechnung beherrschen. Viele bleiben deshalb bei Excel – und verschenken damit täglich wertvolle Zeit.

In diesem Artikel zeigen wir, welche besonderen Anforderungen kleine und mittelgroße Architekturbüros an Software haben, welche Funktionen wirklich zählen und wie Sie die passende Lösung finden, ohne Ihr Budget zu sprengen.

Warum kleine und mittelgroße Büros andere Software brauchen als Großbüros

Ein Architekturbüro mit fünf bis dreißig Mitarbeitern funktioniert grundlegend anders als eines mit fünfzig oder mehr. Die Unterschiede betreffen nicht nur die Teamgröße, sondern auch die Arbeitsweise, die Entscheidungswege und das Budget.

Typische Merkmale kleiner und mittelgroßer Architekturbüros

Personelle Struktur:

  • Der Inhaber ist Architekt, Projektleiter und Geschäftsführer in einer Person – bei größeren Teams gibt es eventuell einen Büroleiter oder eine Verwaltungskraft, aber keine IT-Abteilung
  • Mitarbeiter übernehmen mehrere Rollen gleichzeitig
  • Erst ab ca. 15 Mitarbeitern wird häufig eine dedizierte Bürokraft eingestellt
  • Neue Software muss vom gesamten Team schnell akzeptiert werden – je größer das Team, desto wichtiger

Projektstruktur:

  • 5 bis 30 laufende Projekte gleichzeitig
  • Überwiegend Wohnungsbau, Umbauten und Gewerbebauten – bei größeren Büros auch öffentliche Aufträge
  • Projektvolumen häufig zwischen 200.000 und 5.000.000 Euro anrechenbare Kosten
  • Leistungsphasen 1 bis 5 bilden den Schwerpunkt, Bauleitung oft teilweise extern

Kaufmännische Realität:

  • Jede Investition muss sich schnell rechnen
  • Kein Budget für monatelange Einführungsprojekte – die Einführung soll in Wochen abgeschlossen sein, nicht in Monaten
  • Liquidität ist entscheidend – bei mehr laufenden Projekten wird die Rechnungsstellung noch kritischer
  • Der Inhaber trifft die Softwareentscheidung oft allein, bei größeren Teams eventuell mit dem Büroleiter

Was das für die Softwareauswahl bedeutet

Aus diesen Merkmalen ergeben sich klare Anforderungen, die sich von denen größerer Büros unterscheiden:

Anforderung Großes Büro (50+ MA) Kleines/mittleres Büro (3-30 MA)
Einführungszeit 3-6 Monate akzeptabel Maximal 2-6 Wochen
Schulungsaufwand Dedizierte Schulungen möglich Muss intuitiv sein
Funktionsumfang Maximale Tiefe gewünscht Kernfunktionen reichen
Anpassbarkeit Individuelle Workflows nötig Standard-Prozesse genügen
IT-Support Interne IT-Abteilung vorhanden Muss ohne IT-Wissen laufen
Budget Mehrere Tausend Euro pro Monat Muss bezahlbar bleiben

Die fünf häufigsten Fehler bei der Softwareauswahl

Bevor wir zur Lösung kommen, ein Blick auf die typischen Stolpersteine, die kleine und mittelgroße Büros bei der Softwaresuche erleben.

Fehler 1: Die "Wir nehmen das, was der große Kollege nutzt"-Falle

Ein befreundeter Büroinhaber empfiehlt seine Software – die für sein 80-Personen-Büro perfekt passt. Was häufig vergessen wird: Diese Lösung ist für einen völlig anderen Maßstab konzipiert. Die Folge: hohe Lizenzkosten, unnötige Funktionen und eine Oberfläche, die für ein kleines oder mittelgroßes Team viel zu komplex ist.

Fehler 2: Zu viel auf einmal einführen

Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Dokumentenmanagement, CRM – alles auf einmal einführen zu wollen, überfordert jedes kleine und mittelgroße Team. Die Akzeptanz sinkt, der Parallelbetrieb mit alten Tools zieht sich, und nach drei Monaten nutzt niemand mehr die neue Software.

Fehler 3: Nur auf den Preis schauen

Die günstigste Lösung ist selten die wirtschaftlichste. Wenn Ihre Rechnungssoftware keine HOAI beherrscht, rechnen Sie jede Honorarrechnung manuell nach – das kostet bei 10 Rechnungen pro Monat schnell 5 Stunden Mehrarbeit.

Fehler 4: Bei Excel bleiben, weil "es ja funktioniert"

Excel funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Verlorene Formeln, nicht aktualisierte Versionen und fehlende Zusammenhänge zwischen Zeiterfassung, Projekten und Rechnungen kosten kleine und mittelgroße Büros nachweislich erhebliche Summen pro Jahr.

Fehler 5: Software ohne HOAI-Unterstützung kaufen

Standard-Buchhaltungstools wie sevDesk oder Lexware sind für Freelancer und den Handel gemacht. Sie kennen weder Leistungsphasen noch anrechenbare Kosten. Für Architekturbüros bedeutet das: Excel-Workarounds für jede einzelne Rechnung.

Welche Funktionen kleine und mittelgroße Büros wirklich brauchen

Nicht jede Funktion, die im Software-Vergleich glänzt, ist für Büros dieser Größe relevant. Hier ist eine ehrliche Einschätzung, sortiert nach Priorität.

Must-have: Ohne diese Funktionen geht es nicht

1. HOAI-konforme Honorarberechnung

Das ist der wichtigste Punkt. Wenn Sie nach HOAI abrechnen, brauchen Sie eine Software, die Honorarzonen, Leistungsphasen, anrechenbare Kosten und Umbauzuschläge beherrscht. Alles andere bedeutet manuelle Berechnung in Excel – und damit genau die Fehlerquelle, die Sie eliminieren wollen.

2. Projektbezogene Zeiterfassung

Ihre Mitarbeiter müssen Zeiten auf Projekte und Leistungsphasen buchen können. Ohne diesen Projektbezug fehlt Ihnen die Grundlage für korrekte Teilrechnungen und ein sinnvolles Projektcontrolling.

3. Rechnungserstellung mit HOAI-Integration

Die erfassten Zeiten und Projektdaten sollten direkt in Ihre Rechnungen fließen. Kein manuelles Übertragen, keine Medienbrüche. Das spart bei jeder Rechnung 20 bis 30 Minuten.

4. Projektübersicht und Controlling

Sie müssen auf einen Blick sehen: Welche Projekte laufen gut? Wo ist das Budget fast aufgebraucht? Welche Rechnungen sind offen? Für kleine und mittelgroße Büros ist das besonders wichtig, weil ein einziges unwirtschaftliches Projekt die Gesamtliquidität gefährden kann.

Nice-to-have: Hilfreich, aber nicht entscheidend

5. Urlaubsverwaltung und Abwesenheiten

Bei bis zu 10 Mitarbeitern lässt sich Urlaub noch mit einem geteilten Kalender organisieren. Ab ca. 15 Mitarbeitern wird eine integrierte Abwesenheitsverwaltung allerdings empfehlenswert – der Überblick über Verfügbarkeiten wird sonst schnell unübersichtlich.

6. Dokumentenmanagement

Die meisten kleinen und mittelgroßen Büros organisieren ihre Projektdokumente über Ordnerstrukturen auf einem Netzlaufwerk oder in der Cloud. Ein integriertes DMS ist komfortabel, aber kein Muss.

7. Ressourcenplanung

Bei fünf Mitarbeitern weiß der Inhaber in der Regel, wer an welchem Projekt arbeitet. Ab 15 Mitarbeitern wird eine strukturierte Ressourcen- und Auslastungsplanung jedoch zunehmend wichtig – hier lohnt sich ein Blick auf diese Funktion.

Nicht nötig: Funktionen, die Büros dieser Größe selten brauchen

  • Mandantenverwaltung – Sie haben ein Büro, nicht zehn Standorte
  • ARGE-Management – Kommt selten vor, lässt sich im Einzelfall anders lösen
  • Enterprise-Reporting mit 200+ Berichten – Sie brauchen 5 gute Kennzahlen, nicht 200 Reports
  • AVA-Modul – Für reine Architekturleistungen in der Regel nicht erforderlich
  • BIM-Integration – Bei kleineren Projekten meist nicht gefordert; bei Büros ab 20 MA mit größerem Projektvolumen kann BIM jedoch bereits relevant werden

Software-Optionen für kleine und mittelgroße Architekturbüros im Überblick

Eine ausführliche Gegenüberstellung aller Anbieter finden Sie in unserem großen Software-Vergleich für Architekten. Hier konzentrieren wir uns auf die Frage: Welche Lösungen eignen sich konkret für Büros bis 30 Mitarbeiter?

Enterprise-Lösungen: Zu viel des Guten

Kobold, wiko, BUILDUP – Diese Systeme sind für mittlere bis große Organisationen konzipiert. Sie bieten enorme Funktionstiefe, erfordern aber:

  • Implementierungszeiten von 3 bis 12 Monaten
  • Dedizierte Einführungsberatung
  • Höhere laufende Kosten
  • Einen gewissen IT-Grundaufwand

Für Büros bis 30 Mitarbeiter sind diese Lösungen in der Regel überdimensioniert. Die Funktionen, die den höheren Preis rechtfertigen, kommen erst bei deutlich größeren Teamstrukturen zum Tragen.

Standard-Software: Zu wenig Branchenfokus

sevDesk, Lexware, Billomat – Diese Tools sind günstig und einfach, kennen aber keine HOAI. Das bedeutet: Sie brauchen zusätzlich Excel-Tabellen für die Honorarberechnung, eine separate Zeiterfassung und ein weiteres Tool fürs Projektcontrolling. Am Ende haben Sie vier Systeme statt einem – und mehr Aufwand als vorher.

Branchenspezifische Mittelweg-Lösungen

PROJEKT PRO – Etabliert und funktionsreich mit starker MacOS-Unterstützung. Der modulare Aufbau (jedes Modul kostet extra) und die Einarbeitungszeit machen PROJEKT PRO vor allem für Büros ab 15 Mitarbeitern wirtschaftlich interessant, wo der volle Funktionsumfang zum Tragen kommt.

untermStrich – Pragmatische Lösung mit fairem Lizenzmodell. Auch untermStrich setzt einen gewissen Einführungsaufwand voraus, kann aber gerade für mittelgroße Büros (15-30 MA) eine solide Option sein, wenn spezifische Anforderungen an die Tiefe der Projektverwaltung bestehen.

projo – Moderne Cloud-Lösung mit guter Benutzeroberfläche. Die durchschnittliche Kundengröße liegt bei 8 Mitarbeitern, was zeigt, dass auch kleinere Büros hier gut aufgehoben sind. Monatlich kündbar.

plansync – Speziell für kleine bis mittlere Planungsbüros entwickelt. Alle Funktionen sind im Grundpreis enthalten (keine Modulzukäufe), die Einführung dauert 2 bis 4 Wochen, und die Bedienung erfordert keine Schulung. Cloud-basiert, von jedem Gerät nutzbar.

Worauf Sie bei der Entscheidung achten sollten

Kriterium Worauf es ankommt
Einführungszeit Maximal 2-6 Wochen bis zur produktiven Nutzung
Schulungsbedarf Intuitive Bedienung, die das Team selbst erlernen kann
Preismodell Transparente monatliche Kosten ohne versteckte Modulgebühren
HOAI-Unterstützung Integrierter Rechner mit Honorarzonen, LP und anrechenbaren Kosten
Vertragsbindung Monatlich kündbar – kein Risiko bei Nichtgefallen
Support Deutschsprachig, schnell erreichbar, ohne teure Serviceverträge

Überzeugen Sie sich selbst

Buchen Sie jetzt eine kostenlose Live-Demo und erleben Sie plansync in Aktion. Sehen Sie, wie unsere ERP-Lösung Ihr Architekturbüro digitalisiert.

Jetzt Demo buchen

Praxisbeispiele: Typische Software-Situationen in kleinen und mittelgroßen Büros

Um die Unterschiede greifbar zu machen, zwei konkrete Beispiele aus unterschiedlichen Bürogrößen.

Beispiel 1: Das 6-Personen-Büro

Das Büro: 6 Mitarbeiter, davon 4 Architekten, 1 Bauzeichner, 1 Bürokraft. 12 laufende Projekte, überwiegend Wohnungsbau und Umbauten.

Vorher: Der Excel-und-sevDesk-Workflow

  • Zeiterfassung: Excel-Tabelle, freitags ausgefüllt (oft geschätzt)
  • HOAI-Berechnung: Separate Excel-Tabelle pro Projekt
  • Rechnungen: In sevDesk manuell angelegt, Beträge aus Excel übertragen
  • Projektübersicht: Keine – der Inhaber hat "alles im Kopf"
  • Monatsabschluss: 2 Tage Arbeit für die Bürokraft

Typische Probleme:

  • 3 Teilrechnungen pro Monat vergessen oder verspätet gestellt
  • Ein Projekt lief 40 % über Budget, wurde aber erst bei der Schlussrechnung bemerkt
  • Zeiterfassung unvollständig: Nur 70 % der tatsächlichen Stunden erfasst
  • Geschätzter Umsatzverlust: 8.000-12.000 Euro pro Jahr durch vergessene Nachträge und nicht abgerechnete Leistungen

Nachher: Mit integrierter Branchensoftware

  • Zeiterfassung: Täglich per Software, direkt auf Projekt und Leistungsphase
  • HOAI-Berechnung: Automatisch auf Basis der hinterlegten Projektdaten
  • Rechnungen: Per Klick erstellt, Zeiten und Projektdaten fließen automatisch ein
  • Projektübersicht: Dashboard zeigt Budget-Auslastung aller Projekte in Echtzeit
  • Monatsabschluss: 2 Stunden statt 2 Tage

Ergebnis:

  • Alle Teilrechnungen werden pünktlich gestellt
  • Budget-Überschreitungen werden frühzeitig erkannt
  • Zeiterfassungsquote steigt auf über 95 %
  • Der Inhaber gewinnt ca. 5 Stunden pro Woche für produktive Arbeit

Beispiel 2: Das 20-Personen-Büro

Das Büro: 20 Mitarbeiter, davon 12 Architekten, 4 Bauzeichner, 2 Projektleiter, 1 Büroleiterin, 1 Werkstudent. 25 laufende Projekte, darunter Wohnungsbau, Gewerbebauten und erste öffentliche Aufträge.

Typische Probleme vor der Software-Einführung:

  • Auslastungsplanung per Bauchgefühl: Zwei Projektleiter koordinieren die Teamzuteilung mündlich – regelmäßig sind einzelne Mitarbeiter überlastet, während andere Kapazitäten frei haben
  • Bei 25 Projekten mit jeweils mehreren Teilrechnungen gehen monatlich Rechnungen unter – geschätzter Umsatzverlust: 15.000-25.000 Euro pro Jahr
  • Die Büroleiterin verbringt 3 Tage pro Monat damit, Zeitnachweise aus Excel zusammenzuführen und manuell Rechnungen zu erstellen
  • Projektcontrolling findet nur quartalsweise statt – Budgetüberschreitungen werden zu spät erkannt

Nach der Umstellung auf Branchensoftware:

  • Zentrale Zeiterfassung mit automatischer Zuordnung zu Projekten und Leistungsphasen
  • Dashboard zeigt die Auslastung aller Mitarbeiter und Projekte auf einen Blick
  • Rechnungserstellung aus den Projektdaten heraus – Monatsabschluss dauert einen halben Tag statt drei Tage
  • Budget-Warnungen bei 80 % Auslastung ermöglichen rechtzeitiges Gegensteuern

Wie plansync kleine und mittelgroße Architekturbüros unterstützt

plansync wurde gezielt für die Anforderungen kleiner und mittlerer Planungsbüros entwickelt. Statt den Funktionsumfang großer Enterprise-Systeme zu kopieren, konzentriert sich plansync auf das, was im Büroalltag wirklich zählt.

Sofort einsatzbereit – ohne IT-Projekt

Als Cloud-Software läuft plansync im Browser auf jedem Gerät. Keine Installation, keine Server, keine IT-Abteilung nötig. Sie legen ein Konto an, laden Ihr Team ein und können sofort loslegen. Die intuitive Oberfläche macht eine Schulung überflüssig – die meisten Teams sind innerhalb von zwei Wochen vollständig produktiv.

Alles inklusive – keine Modulkosten

Anders als viele Wettbewerber bietet plansync den kompletten Funktionsumfang ohne Modulzukäufe: HOAI-Rechner, Zeiterfassung, Projektcontrolling, Rechnungserstellung, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und Abwesenheitsverwaltung sind im Grundpreis enthalten. Sie zahlen einen transparenten Monatspreis und wissen genau, was Sie bekommen.

Von der Zeiterfassung zur HOAI-Rechnung in einem System

Der besondere Vorteil für Büros dieser Größenordnung: Erfasste Arbeitszeiten fließen direkt in die Honorarabrechnung. Kein Kopieren zwischen Excel und Rechnungssoftware, keine manuellen HOAI-Berechnungen. Leistungsphasen, Honorarzonen und anrechenbare Kosten sind integriert – Sie erstellen prüffähige HOAI-Rechnungen in wenigen Minuten statt in einer Stunde.

Projektcontrolling, das ein Inhaber braucht

plansync zeigt auf einen Blick, welche Projekte im Budget liegen und wo Handlungsbedarf besteht. Budget-Auslastung pro Leistungsphase, offene Rechnungen, Einnahmenprognose – genau die Kennzahlen, die Sie als Büroleiter brauchen, ohne sich durch hunderte Reports klicken zu müssen.

Checkliste: Software-Auswahl für kleine und mittelgroße Architekturbüros

Nutzen Sie diese Checkliste, bevor Sie sich für eine Software entscheiden:

Grundanforderungen:

  • HOAI-konforme Honorarberechnung integriert
  • Projektbezogene Zeiterfassung mit Leistungsphasen
  • Automatische Rechnungserstellung auf Basis von Projektdaten
  • Projektübersicht mit Budget-Controlling
  • Ressourcen- und Auslastungsplanung (besonders ab 15 MA wichtig)

Praxistauglichkeit:

  • Einführung in maximal 2-6 Wochen möglich
  • Intuitive Bedienung ohne Schulung
  • Cloud-basiert – von jedem Gerät nutzbar
  • Deutschsprachiger Support ohne teure Serviceverträge

Wirtschaftlichkeit:

  • Transparenter Monatspreis ohne versteckte Kosten
  • Alle Kernfunktionen im Grundpreis enthalten
  • Monatlich kündbar – keine langfristige Bindung
  • Kostenlose Testphase zum Ausprobieren

Zukunftssicherheit:

  • E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) unterstützt
  • Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung
  • Datenexport möglich (kein Vendor Lock-in)
  • Skalierbar bei Bürowachstum

Fazit: Die richtige Software macht kleine und mittelgroße Büros effizienter – nicht komplizierter

Kleine und mittelgroße Architekturbüros brauchen keine Software, die alles kann. Sie brauchen eine Lösung, die das Wesentliche beherrscht: HOAI-konforme Abrechnung, projektbezogene Zeiterfassung, transparentes Controlling und einfache Rechnungserstellung. Und das Ganze ohne wochenlange Einführung, ohne IT-Projekt und ohne Budget-Explosion.

Die gute Nachricht: Solche Lösungen gibt es. Cloud-basierte Branchensoftware, die speziell für Büros bis 30 Mitarbeiter entwickelt wurde, bietet genau diesen Fokus. Der Schlüssel liegt darin, sich nicht von Feature-Listen blenden zu lassen, sondern die Software zu wählen, die Ihr Team tatsächlich nutzen wird.

Denn die beste Software ist nicht die mit den meisten Funktionen – sondern die, die ab Tag 1 im Büroalltag funktioniert.

➡️ Testen Sie plansync 14 Tage kostenlos und erleben Sie, wie unkompliziert professionelle Büroverwaltung für kleine und mittelgroße Architekturbüros sein kann.

Weiterführende Artikel

Haben Sie Fragen?

Unser Team berät Sie gerne persönlich zu allen Fragen rund um die Digitalisierung Ihres Planungsbüros.

Jetzt Kontakt aufnehmen