Software für kleine und mittelgroße Architekturbüros: So finden Sie die richtige Lösung
Drei bis dreißig Mitarbeiter, ein überschaubares Projektportfolio und kein IT-Verantwortlicher im Team – so sieht die Realität in den meisten deutschen Architekturbüros aus. Laut Bundesarchitektenkammer haben über 85 % aller Architekturbüros in Deutschland weniger als zehn Mitarbeiter, und die große Mehrheit der Büros beschäftigt weniger als 30 Personen.
Viele Büros stehen deshalb vor der Frage, wie viel Funktionsumfang sie tatsächlich brauchen – und bleiben im Zweifel bei Excel, obwohl sie damit täglich Zeit verlieren.
In diesem Artikel zeigen wir, welche besonderen Anforderungen kleine und mittelgroße Architekturbüros an Software haben, welche Funktionen wirklich zählen und wie Sie die passende Lösung finden, ohne Ihr Budget zu sprengen.
Warum kleine und mittelgroße Büros andere Software brauchen als Großbüros
Ein Architekturbüro mit fünf bis dreißig Mitarbeitern funktioniert grundlegend anders als eines mit fünfzig oder mehr. Die Unterschiede betreffen nicht nur die Teamgröße, sondern auch die Arbeitsweise, die Entscheidungswege und das Budget.
Typische Merkmale kleiner und mittelgroßer Architekturbüros
Personelle Struktur:
- Der Inhaber ist Architekt, Projektleiter und Geschäftsführer in einer Person – bei größeren Teams gibt es eventuell einen Büroleiter oder eine Verwaltungskraft, aber keine IT-Abteilung
- Mitarbeiter übernehmen mehrere Rollen gleichzeitig
- Erst ab ca. 15 Mitarbeitern wird häufig eine dedizierte Bürokraft eingestellt
- Neue Software muss vom gesamten Team schnell akzeptiert werden – je größer das Team, desto wichtiger
Projektstruktur:
- 5 bis 30 laufende Projekte gleichzeitig
- Überwiegend Wohnungsbau, Umbauten und Gewerbebauten – bei größeren Büros auch öffentliche Aufträge
- Projektvolumen häufig zwischen 200.000 und 5.000.000 Euro anrechenbare Kosten
- Leistungsphasen 1 bis 5 bilden den Schwerpunkt, Bauleitung oft teilweise extern
Kaufmännische Realität:
- Jede Investition muss sich schnell rechnen
- Kein Budget für monatelange Einführungsprojekte – die Einführung soll in Wochen abgeschlossen sein, nicht in Monaten
- Liquidität ist entscheidend – bei mehr laufenden Projekten wird die Rechnungsstellung noch kritischer
- Der Inhaber trifft die Softwareentscheidung oft allein, bei größeren Teams eventuell mit dem Büroleiter
Was das für die Softwareauswahl bedeutet
Aus diesen Merkmalen ergeben sich klare Anforderungen, die sich von denen größerer Büros unterscheiden:
| Anforderung | Großes Büro (50+ MA) | Kleines/mittleres Büro (3-30 MA) |
|---|---|---|
| Einführungszeit | 3-6 Monate akzeptabel | Maximal 2-6 Wochen |
| Schulungsaufwand | Dedizierte Schulungen möglich | Muss intuitiv sein |
| Funktionsumfang | Maximale Tiefe gewünscht | Kernfunktionen reichen |
| Anpassbarkeit | Individuelle Workflows nötig | Standard-Prozesse genügen |
| IT-Support | Interne IT-Abteilung vorhanden | Muss ohne IT-Wissen laufen |
| Budget | Mehrere Tausend Euro pro Monat | Muss bezahlbar bleiben |
Die fünf häufigsten Fehler bei der Softwareauswahl
Bevor wir zur Lösung kommen, ein Blick auf die typischen Stolpersteine, die kleine und mittelgroße Büros bei der Softwaresuche erleben.
Fehler 1: Die "Wir nehmen das, was der große Kollege nutzt"-Falle
Ein befreundeter Büroinhaber empfiehlt seine Software – die für sein 80-Personen-Büro perfekt passt. Was häufig vergessen wird: Diese Lösung ist für einen völlig anderen Maßstab konzipiert. Die Folge: hohe Lizenzkosten, unnötige Funktionen und eine Oberfläche, die für ein kleines oder mittelgroßes Team viel zu komplex ist.
Fehler 2: Zu viel auf einmal einführen
Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Dokumentenmanagement, CRM – alles auf einmal einführen zu wollen, überfordert jedes kleine und mittelgroße Team. Die Akzeptanz sinkt, der Parallelbetrieb mit alten Tools zieht sich, und nach drei Monaten nutzt niemand mehr die neue Software.
Fehler 3: Nur auf den Preis schauen
Die günstigste Lösung ist selten die wirtschaftlichste. Wenn Ihre Rechnungssoftware keine HOAI beherrscht, rechnen Sie jede Honorarrechnung manuell nach – das kostet bei 10 Rechnungen pro Monat schnell 5 Stunden Mehrarbeit.
Fehler 4: Bei Excel bleiben, weil "es ja funktioniert"
Excel funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Verlorene Formeln, nicht aktualisierte Versionen und fehlende Zusammenhänge zwischen Zeiterfassung, Projekten und Rechnungen kosten kleine und mittelgroße Büros nachweislich erhebliche Summen pro Jahr.
Fehler 5: Software ohne HOAI-Unterstützung kaufen
Standard-Buchhaltungstools wie sevDesk oder Lexware sind für Freelancer und den Handel gemacht. Sie kennen weder Leistungsphasen noch anrechenbare Kosten. Für Architekturbüros bedeutet das: Excel-Workarounds für jede einzelne Rechnung.
Welche Funktionen kleine und mittelgroße Büros wirklich brauchen
Nicht jede Funktion, die im Software-Vergleich glänzt, ist für Büros dieser Größe relevant. Hier ist eine ehrliche Einschätzung, sortiert nach Priorität.
Must-have: Ohne diese Funktionen geht es nicht
1. HOAI-konforme Honorarberechnung
Das ist der wichtigste Punkt. Wenn Sie nach HOAI abrechnen, brauchen Sie eine Software, die Honorarzonen, Leistungsphasen, anrechenbare Kosten und Umbauzuschläge beherrscht. Alles andere bedeutet manuelle Berechnung in Excel – und damit genau die Fehlerquelle, die Sie eliminieren wollen.
2. Projektbezogene Zeiterfassung
Ihre Mitarbeiter müssen Zeiten auf Projekte und Leistungsphasen buchen können. Ohne diesen Projektbezug fehlt Ihnen die Grundlage für korrekte Teilrechnungen und ein sinnvolles Projektcontrolling.
3. Rechnungserstellung mit HOAI-Integration
Die erfassten Zeiten und Projektdaten sollten direkt in Ihre Rechnungen fließen. Kein manuelles Übertragen, keine Medienbrüche. Das spart bei jeder Rechnung 20 bis 30 Minuten.
4. Projektübersicht und Controlling
Sie müssen auf einen Blick sehen: Welche Projekte laufen gut? Wo ist das Budget fast aufgebraucht? Welche Rechnungen sind offen? Für kleine und mittelgroße Büros ist das besonders wichtig, weil ein einziges unwirtschaftliches Projekt die Gesamtliquidität gefährden kann.
Nice-to-have: Hilfreich, aber nicht entscheidend
5. Urlaubsverwaltung und Abwesenheiten
Bei bis zu 10 Mitarbeitern lässt sich Urlaub noch mit einem geteilten Kalender organisieren. Ab ca. 15 Mitarbeitern wird eine integrierte Abwesenheitsverwaltung allerdings empfehlenswert – der Überblick über Verfügbarkeiten wird sonst schnell unübersichtlich.
6. Dokumentenmanagement
Die meisten kleinen und mittelgroßen Büros organisieren ihre Projektdokumente über Ordnerstrukturen auf einem Netzlaufwerk oder in der Cloud. Ein integriertes DMS ist komfortabel, aber kein Muss.
7. Ressourcenplanung
Bei fünf Mitarbeitern weiß der Inhaber in der Regel, wer an welchem Projekt arbeitet. Ab 15 Mitarbeitern wird eine strukturierte Ressourcen- und Auslastungsplanung jedoch zunehmend wichtig – hier lohnt sich ein Blick auf diese Funktion.
Nicht nötig: Funktionen, die Büros dieser Größe selten brauchen
- Mandantenverwaltung – Sie haben ein Büro, nicht zehn Standorte
- ARGE-Management – Kommt selten vor, lässt sich im Einzelfall anders lösen
- Umfangreiches Reporting – Für die Büroleitung reichen oft wenige aussagekräftige Kennzahlen
- AVA-Modul – Für reine Architekturleistungen in der Regel nicht erforderlich
- BIM-Integration – Bei kleineren Projekten meist nicht gefordert; bei Büros ab 20 MA mit größerem Projektvolumen kann BIM jedoch bereits relevant werden
Software-Optionen für kleine und mittelgroße Architekturbüros im Überblick
Eine ausführliche Gegenüberstellung aller Anbieter finden Sie in unserem großen Software-Vergleich für Architekten. Hier konzentrieren wir uns auf die Frage: Welche Lösungen eignen sich konkret für Büros bis 30 Mitarbeiter?
Lösungen mit großer Funktionstiefe
Kobold, wiko, BUILDUP – Diese Systeme bieten laut Anbieter umfangreiche Funktionen, etwa ausgebautes Controlling und Reporting, Liquiditätsplanung, AVA oder Mehrstandort-Funktionen, und lassen sich teils auch auf eigenen Servern betreiben. Prüfen Sie, welche Editionen oder Module Sie tatsächlich benötigen und wie die Einführung abläuft.
Standard-Software: Zu wenig Branchenfokus
sevDesk, Lexware, Billomat – Diese Tools sind günstig und einfach, kennen aber keine HOAI. Das bedeutet: Sie brauchen zusätzlich Excel-Tabellen für die Honorarberechnung, eine separate Zeiterfassung und ein weiteres Tool fürs Projektcontrolling. Am Ende haben Sie vier Systeme statt einem – und mehr Aufwand als vorher.
Branchenspezifische Mittelweg-Lösungen
PROJEKT PRO – Etabliert und funktionsreich, für macOS und Windows. Laut Anbieter wird die Software als individuelle Modul-Kombination zusammengestellt; Preise gibt es nach einem Beratungsgespräch (Stand: September 2026).
untermStrich – Drei Pakete mit Preis pro Nutzer und Monat plus Grundgebühr, gehostet in einem Rechenzentrum in Deutschland (laut untermstrich.com, Stand: September 2026).
projo – Cloud-Lösung aus Berlin, monatlich kündbar. Das Preismodell besteht laut projo.berlin aus einer monatlichen Grundgebühr pro Büro plus einem Preis pro Mitarbeiter (Stand: September 2026).
plansync – Für Planungsbüros ab 5 Nutzern entwickelt. Alle Funktionen sind im Preis enthalten (keine Modulzukäufe), die Einführung dauert 2 bis 4 Wochen, und neue Mitarbeitende sind in der Regel innerhalb weniger Stunden eingearbeitet. Cloud-basiert, von jedem Gerät nutzbar.
Worauf Sie bei der Entscheidung achten sollten
| Kriterium | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Einführungszeit | Maximal 2-6 Wochen bis zur produktiven Nutzung |
| Schulungsbedarf | Intuitive Bedienung, die das Team selbst erlernen kann |
| Preismodell | Transparente monatliche Kosten; klären Sie vorab, welche Module enthalten sind |
| HOAI-Unterstützung | Integrierter Rechner mit Honorarzonen, LP und anrechenbaren Kosten |
| Vertragsbindung | Monatlich kündbar – kein Risiko bei Nichtgefallen |
| Support | Deutschsprachig, schnell erreichbar, im Preis enthalten |
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Praxisbeispiele: Typische Software-Situationen in kleinen und mittelgroßen Büros
Um die Unterschiede greifbar zu machen, zwei konkrete Beispiele aus unterschiedlichen Bürogrößen.
Beispiel 1: Das 6-Personen-Büro
Das Büro: 6 Mitarbeiter, davon 4 Architekten, 1 Bauzeichner, 1 Bürokraft. 12 laufende Projekte, überwiegend Wohnungsbau und Umbauten.
Vorher: Der Excel-und-sevDesk-Workflow
- Zeiterfassung: Excel-Tabelle, freitags ausgefüllt (oft geschätzt)
- HOAI-Berechnung: Separate Excel-Tabelle pro Projekt
- Rechnungen: In sevDesk manuell angelegt, Beträge aus Excel übertragen
- Projektübersicht: Keine – der Inhaber hat "alles im Kopf"
- Monatsabschluss: 2 Tage Arbeit für die Bürokraft
Typische Probleme:
- 3 Teilrechnungen pro Monat vergessen oder verspätet gestellt
- Ein Projekt lief 40 % über Budget, wurde aber erst bei der Schlussrechnung bemerkt
- Zeiterfassung unvollständig: Nur 70 % der tatsächlichen Stunden erfasst
- Geschätzter Umsatzverlust: 8.000-12.000 Euro pro Jahr durch vergessene Nachträge und nicht abgerechnete Leistungen
Nachher: Mit integrierter Branchensoftware
- Zeiterfassung: Täglich per Software, direkt auf Projekt und Leistungsphase
- HOAI-Berechnung: Automatisch auf Basis der hinterlegten Projektdaten
- Rechnungen: Per Klick erstellt, Zeiten und Projektdaten fließen automatisch ein
- Projektübersicht: Dashboard zeigt Budget-Auslastung aller Projekte in Echtzeit
- Monatsabschluss: 2 Stunden statt 2 Tage
Ergebnis:
- Alle Teilrechnungen werden pünktlich gestellt
- Budget-Überschreitungen werden frühzeitig erkannt
- Zeiterfassungsquote steigt auf über 95 %
- Der Inhaber gewinnt ca. 5 Stunden pro Woche für produktive Arbeit
Beispiel 2: Das 20-Personen-Büro
Das Büro: 20 Mitarbeiter, davon 12 Architekten, 4 Bauzeichner, 2 Projektleiter, 1 Büroleiterin, 1 Werkstudent. 25 laufende Projekte, darunter Wohnungsbau, Gewerbebauten und erste öffentliche Aufträge.
Typische Probleme vor der Software-Einführung:
- Auslastungsplanung per Bauchgefühl: Zwei Projektleiter koordinieren die Teamzuteilung mündlich – regelmäßig sind einzelne Mitarbeiter überlastet, während andere Kapazitäten frei haben
- Bei 25 Projekten mit jeweils mehreren Teilrechnungen gehen monatlich Rechnungen unter – geschätzter Umsatzverlust: 15.000-25.000 Euro pro Jahr
- Die Büroleiterin verbringt 3 Tage pro Monat damit, Zeitnachweise aus Excel zusammenzuführen und manuell Rechnungen zu erstellen
- Projektcontrolling findet nur quartalsweise statt – Budgetüberschreitungen werden zu spät erkannt
Nach der Umstellung auf Branchensoftware:
- Zentrale Zeiterfassung mit automatischer Zuordnung zu Projekten und Leistungsphasen
- Dashboard zeigt die Auslastung aller Mitarbeiter und Projekte auf einen Blick
- Rechnungserstellung aus den Projektdaten heraus – Monatsabschluss dauert einen halben Tag statt drei Tage
- Budget-Warnungen bei 80 % Auslastung ermöglichen rechtzeitiges Gegensteuern
Wie plansync kleine und mittelgroße Architekturbüros unterstützt
plansync wurde gezielt für die Anforderungen kleiner und mittlerer Planungsbüros entwickelt. plansync konzentriert sich auf das, was im Büroalltag wirklich zählt.
Sofort einsatzbereit – ohne IT-Projekt
Als Cloud-Software läuft plansync im Browser auf jedem Gerät. Keine Installation, keine Server, keine IT-Abteilung nötig. Sie legen ein Konto an, laden Ihr Team ein und können sofort loslegen. Die intuitive Oberfläche macht eine Schulung überflüssig – die meisten Teams sind innerhalb von zwei Wochen vollständig produktiv.
Alles inklusive – keine Modulkosten
plansync enthält den kompletten Funktionsumfang ohne Modulzukäufe: HOAI-Rechner, Zeiterfassung, Projektcontrolling, Rechnungserstellung, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und Abwesenheitsverwaltung sind im Grundpreis enthalten. Sie zahlen einen transparenten Monatspreis und wissen genau, was Sie bekommen.
Von der Zeiterfassung zur HOAI-Rechnung in einem System
Der besondere Vorteil für Büros dieser Größenordnung: Erfasste Arbeitszeiten fließen direkt in die Honorarabrechnung. Kein Kopieren zwischen Excel und Rechnungssoftware, keine manuellen HOAI-Berechnungen. Leistungsphasen, Honorarzonen und anrechenbare Kosten sind integriert – Sie erstellen prüffähige HOAI-Rechnungen in wenigen Minuten statt in einer Stunde.
Projektcontrolling, das ein Inhaber braucht
plansync zeigt auf einen Blick, welche Projekte im Budget liegen und wo Handlungsbedarf besteht. Budget-Auslastung pro Leistungsphase, offene Rechnungen, Einnahmenprognose – genau die Kennzahlen, die Sie als Büroleiter brauchen.
Checkliste: Software-Auswahl für kleine und mittelgroße Architekturbüros
Nutzen Sie diese Checkliste, bevor Sie sich für eine Software entscheiden:
Grundanforderungen:
- HOAI-konforme Honorarberechnung integriert
- Projektbezogene Zeiterfassung mit Leistungsphasen
- Automatische Rechnungserstellung auf Basis von Projektdaten
- Projektübersicht mit Budget-Controlling
- Ressourcen- und Auslastungsplanung (besonders ab 15 MA wichtig)
Praxistauglichkeit:
- Einführung in maximal 2-6 Wochen möglich
- Intuitive Bedienung ohne Schulung
- Cloud-basiert – von jedem Gerät nutzbar
- Deutschsprachiger Support im Preis enthalten
Wirtschaftlichkeit:
- Transparenter Monatspreis ohne versteckte Kosten
- Alle Kernfunktionen im Grundpreis enthalten
- Monatlich kündbar – keine langfristige Bindung
- Kostenlose Testphase zum Ausprobieren
Zukunftssicherheit:
- E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) unterstützt
- Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung
- Datenexport möglich (kein Vendor Lock-in)
- Skalierbar bei Bürowachstum
Fazit: Die richtige Software macht kleine und mittelgroße Büros effizienter – nicht komplizierter
Kleine und mittelgroße Architekturbüros brauchen keine Software, die alles kann. Sie brauchen eine Lösung, die das Wesentliche beherrscht: HOAI-konforme Abrechnung, projektbezogene Zeiterfassung, transparentes Controlling und einfache Rechnungserstellung. Und das Ganze ohne wochenlange Einführung, ohne IT-Projekt und ohne Budget-Explosion.
Die gute Nachricht: Solche Lösungen gibt es. Cloud-basierte Branchensoftware, die speziell für Büros bis 30 Mitarbeiter entwickelt wurde, bietet genau diesen Fokus. Der Schlüssel liegt darin, sich nicht von Feature-Listen blenden zu lassen, sondern die Software zu wählen, die Ihr Team tatsächlich nutzen wird.
Denn die beste Software ist nicht die mit den meisten Funktionen – sondern die, die ab Tag 1 im Büroalltag funktioniert.
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