Projekt Pro Alternative für Architekten und Ingenieure 2026

Viele Architekturbüros kennen das Szenario: Man entscheidet sich endlich für eine professionelle Büroverwaltungssoftware, recherchiert und stößt auf PROJEKT PRO – ein etabliertes System mit über 30 Jahren Marktpräsenz. Dann kommt die erste Hürde: Kein Preisrechner, keine kostenlose Testversion, stattdessen ein Erstgespräch anfragen, Demo buchen, individuelle Implementierung planen. Bis das System produktiv läuft, sind Wochen oder Monate vergangen. Für ein kleines oder mittelgroßes Büro ist das eine erhebliche Belastung.

Die gute Nachricht: Dieser Aufwand ist heute nicht mehr zwingend notwendig. Moderne Cloud-Software setzt auf ein anderes Prinzip – transparent, sofort einsatzbereit, ohne Implementierungsprojekt. In diesem Artikel erklären wir, was PROJEKT PRO auszeichnet, warum manche Büros eine Alternative suchen und wie plansync als moderne Option aufgestellt ist.

Was macht PROJEKT PRO aus?

PROJEKT PRO ist eine Büroverwaltungssoftware aus Neubeuern in Bayern, die 1991 von Harald Mair, einem Landschaftsarchitekten, gegründet wurde. Das Unternehmen hat sich in mehr als 30 Jahren am Markt eine solide Position unter Architektur- und Ingenieurbüros im deutschsprachigen Raum erarbeitet.

Der Funktionsumfang ist breit aufgestellt: PROJEKT PRO bietet Zeiterfassung, HOAI-Abrechnung, Kostencontrolling, Ressourcenplanung, Projektmanagement sowie Mängelmanagement und Baustellendokumentation. Die Software ist damit eine der vollständigeren Lösungen auf dem Markt und richtet sich an Planungsbüros aller Art und Größe.

Die Stärken sind klar erkennbar: jahrzehntelange Branchenerfahrung, ein tiefer Funktionsumfang, der die gesamte Projektabwicklung abdeckt, und eine gewisse Bekanntheit in der Branche. Für Büros mit eigener IT-Kapazität, Zeit für ein strukturiertes Einführungsprojekt und einem Bedarf an Baustellenmanagement-Funktionen kann PROJEKT PRO eine solide Wahl sein.

Warum suchen Architekturbüros nach Alternativen?

Trotz der Stärken von PROJEKT PRO berichten viele Büros von ähnlichen Herausforderungen – insbesondere wenn das Büro kleiner ist, schnell starten möchte oder Wert auf Transparenz legt.

Opake Preisgestaltung

PROJEKT PRO veröffentlicht keine Preise. Wer wissen möchte, was die Software kostet, muss zunächst ein 30-minütiges Erstgespräch buchen. Das ist kein Fehler, sondern Prinzip: Preise werden nur im Verkaufsgespräch kommuniziert. Für Büros, die effizient entscheiden wollen und Angebote vergleichen möchten, ist das eine unnötige Hürde. Wer Software nicht blind kaufen möchte, muss erst durch den Vertriebsprozess.

Aufwändige Implementierung

PROJEKT PRO nennt auf seiner eigenen Website explizit „Installation, Implementierung" als Teil der Einführung. Das ist keine Übertreibung: Die Einführung dieser Software ist ein Projekt für sich. Konfiguration, Datenmigration, Schulungen für das Team – das braucht Zeit und Ressourcen, die viele Büros schlicht nicht haben. Für ein Büro mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitenden kann das den Betrieb spürbar belasten.

Zu komplex für kleinere Büros

PROJEKT PRO deckt ein sehr breites Spektrum ab – Baustellendokumentation, Mängelmanagement, Ressourcenplanung. Das ist für große Planungsbüros mit entsprechenden Anforderungen sinnvoll. Für ein kleines Büro, das primär Zeiterfassung, HOAI-Abrechnung und Projektcontrolling braucht, fühlt sich der Funktionsumfang schnell überwältigend an. Mehr Features bedeuten mehr Lernaufwand – auch wenn viele davon nie genutzt werden.

Ältere Produktgeneration

30 Jahre Marktpräsenz sind eine Stärke, aber auch eine Last. Trotz moderner Oberfläche trägt ein Produkt dieser Reife die Spuren seiner Geschichte. Architektur-Entscheidungen aus den 1990ern und frühen 2000ern prägen die Systemstruktur. Das macht sich in der Nutzung bemerkbar: Workflows, die in modernen Cloud-Anwendungen selbstverständlich sind, erfordern bei älteren Systemen oft mehr Klicks und mehr Konfiguration.

plansync: Die moderne Alternative

plansync wurde für genau jene Büros entwickelt, die professionelle Büroverwaltung brauchen – aber keine Zeit und Ressourcen für monatelange Einführungsprojekte haben.

Transparente Preise: Kein Erstgespräch nötig

plansync zeigt seine Preise offen auf der Website. Kein Verkaufsgespräch, kein Demo-Pflichttermin, keine versteckten Kosten. Sie sehen, was Sie bezahlen – und können selbst entscheiden, ob das passt. Das ist keine Selbstverständlichkeit im Markt für Architektursoftware, aber aus unserer Sicht eine Grundvoraussetzung für eine faire Geschäftsbeziehung.

Sofort starten: Kein Implementierungsprojekt

Das Besondere an plansync ist das Prinzip „produktiv ab Tag eins". Das Setup dauert keine fünf Minuten: Bürodaten eintragen, erste Mitarbeitende anlegen, erstes Projekt anlegen – fertig. Es gibt keine initiale Konfigurationsphase, kein monatelanges Anpassen an Büroprozesse, keine Schulungen als Pflichtprogramm vor dem ersten Login.

Cloud-first: Ohne Server, ohne Installation

plansync läuft vollständig in der Cloud. Es gibt keinen Server, den Sie betreiben oder warten müssen. Updates passieren automatisch im Hintergrund. Sie greifen von jedem Gerät aus auf Ihre Daten zu – ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice. Kein VPN, keine Remote-Desktop-Verbindung, keine „verschiedenen Server-Varianten" zur Auswahl.

Modernes UX: Ohne Lernkurve

plansync ist so gestaltet, dass es ohne Schulungen auskommt. Die Oberfläche folgt modernen UX-Prinzipien: klare Strukturen, konsequente Navigation, selbsterklärende Funktionen. Neue Mitarbeitende finden sich in der Regel innerhalb einer Stunde zurecht – ohne Handbuch, ohne Training, ohne Onboarding-Programm.

Kernfunktionen, die Architekturbüros wirklich brauchen

plansync bietet die Funktionen, die Planungsbüros im Alltag tatsächlich nutzen:

• HOAI-Kalkulation: Honorarermittlung nach aktuellem HOAI-Stand, schnell und nachvollziehbar
• Zeiterfassung: Projektbezogene Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden, auch mobil
• Projektcontrolling: Soll-Ist-Vergleich, Budgetüberwachung, Projektfortschritt auf einen Blick
• Angebote & Rechnungen: Professionelle Dokumente erstellen und als PDF exportieren
• CRM: Kontakte und Auftraggeber verwalten

Selbst testen: Ohne Erstgespräch

plansync können Sie kostenlos und ohne Kreditkarte testen – direkt, ohne Termin, ohne Verkaufsgespräch. Das ist der fundamentale Unterschied zum Demo-only-Modell vieler etablierter Anbieter: Sie entscheiden, wann und wie Sie sich ein Bild machen.

Direktvergleich: PROJEKT PRO vs. plansync

Kriterium	PROJEKT PRO	plansync
Einführungszeit	Wochen bis Monate	1 Tag
Preistransparenz	Nur auf Anfrage	Öffentlich einsehbar
Cloud-nativ	Server-Varianten (nicht rein cloud)	100% Cloud
Schulungsaufwand	Hoch	Keiner
HOAI-Rechner	✅	✅
Zeiterfassung	✅	✅
Projektcontrolling	✅	✅
Sofort testbar	❌ (Demo-Pflicht)	✅

Der Vergleich zeigt: Beide Lösungen decken die Kernfunktionen ab, die Architekturbüros brauchen. Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in der Zugänglichkeit, der Preistransparenz und dem Aufwand bis zur produktiven Nutzung.

Für wen ist der Wechsel sinnvoll?

Nicht für jedes Büro ist ein Wechsel die richtige Entscheidung. plansync ist eine gute Alternative, wenn Sie sich in einer der folgenden Situationen befinden:

Sie haben keine Zeit für ein Implementierungsprojekt. Architektur- und Ingenieurbüros können es sich oft schlicht nicht leisten, Wochen in die Software-Einführung zu investieren. Wenn Ihr Büro schnell digitalisieren will, ohne den Betrieb zu unterbrechen, ist ein niedrigschwelliger Einstieg entscheidend. Welche Kriterien bei der Softwareauswahl wirklich zählen, beschreiben wir im Detail in unserem Vergleich der besten Softwares für Architekturbüros.

Sie wollen testen, bevor Sie kaufen. Wer Software ernsthaft evaluieren möchte, braucht die Möglichkeit, sie selbst auszuprobieren – ohne Verkaufsgespräch davor. plansync ermöglicht genau das: kostenlos testen, eigene Daten eingeben, den Alltag simulieren. Ob das Ihr Büro trifft, lesen Sie auch in unserem Guide für Software in kleinen Architekturbüros.

Ihr Team arbeitet remote oder hybrid. Wenn Mitarbeitende von verschiedenen Standorten aus arbeiten, ist eine 100%-Cloud-Lösung ohne Serverinfrastruktur ein klarer Vorteil. Zeiterfassung und Projektarbeit funktionieren von überall, ohne technischen Aufwand oder VPN-Konfiguration.

Ihnen ist Preistransparenz wichtig. Wenn Sie Software-Angebote vergleichen und eigenständig entscheiden möchten, ist eine versteckte Preisgestaltung ein echtes Hindernis. plansync legt alle Preise offen – damit Sie entscheiden können, nicht der Vertrieb.

Wenn Sie dagegen ein großes Büro führen, das umfangreiche Baustellenmanagement-Funktionen oder Mängelmanagement benötigt, und Sie die Ressourcen für ein strukturiertes Implementierungsprojekt mitbringen, kann PROJEKT PRO nach wie vor eine passende Wahl sein.

Wie läuft der Wechsel ab?

Ein Wechsel muss keine große Hürde sein. So gehen die meisten Büros vor:

Schritt 1: Kostenlosen Test-Account anlegen. plansync können Sie kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Sie brauchen dafür keine Kündigung bei Ihrem bisherigen Anbieter und kein Verkaufsgespräch.

Schritt 2: Stammdaten einpflegen. Bürodaten, Mitarbeitende, Stundensätze, erste Kontakte – das erledigen Sie in weniger als einer Stunde.

Schritt 3: Parallel für ein Projekt testen. Statt sofort alles umzustellen, testen viele Büros plansync zunächst für ein neues Projekt. So sehen Sie in der Praxis, wie die Software im Alltag funktioniert – ohne Risiko.

Schritt 4: Schrittweise Datenmigration. Laufende Projekte, Stammdaten und Zeiterfassungsdaten können Sie nach und nach übertragen. Ein harter Schnitt ist nicht notwendig.

Das Ergebnis: Die meisten Büros sind innerhalb eines Tages in plansync produktiv – nicht erst nach Wochen. Wie dieser Umstieg konkret aussieht, beschreiben wir auch in unserem Leitfaden zum Umstieg von Excel auf moderne Software.

Fazit

PROJEKT PRO ist ein bewährtes System für Büros, die einen breiten Funktionsumfang suchen – inklusive Baustellenmanagement und Mängelmanagement – und die Zeit sowie das Budget für ein strukturiertes Implementierungsprojekt mitbringen. Die langjährige Erfahrung und der tiefe Funktionsumfang sind echte Stärken.

Für Architektur- und Ingenieurbüros, die schnell loslegen wollen, Wert auf Preistransparenz legen und keine Lust auf Demo-Pflicht und Implementierungsaufwand haben, bietet plansync eine schlankere Alternative: cloud-nativ, selbsterklärend, produktiv ab Tag eins.

Wenn Sie neugierig sind, wie plansync in Ihrem Büroalltag funktioniert, können Sie es 14 Tage kostenlos testen.

Weitere Orientierung beim Softwarevergleich bietet auch unser HOAI-Leitfaden für Architekten und Ingenieure, der zeigt, welche Anforderungen eine HOAI-taugliche Software erfüllen sollte.