untermStrich Alternative: Warum Architekten auf plansync umsteigen

Viele Architekturbüros kennen das Szenario: Man entscheidet sich für eine professionelle Büroverwaltungssoftware, bucht eine Lösung wie untermStrich – und steht dann vor einem monatelangen Einführungsprojekt. Schulungen für das Team, individuelle Konfiguration, Datenmigration, Anpassung an eigene Prozesse. Bis das System produktiv läuft, vergehen oft zwei bis drei Monate. Für ein kleines oder mittelgroßes Büro ist das eine erhebliche Belastung.

Die gute Nachricht: Dieser Aufwand ist heute nicht mehr zwingend notwendig. Moderne Cloud-Software setzt auf ein anderes Prinzip – intuitiv, sofort einsatzbereit, ohne Schulungsaufwand. In diesem Artikel erklären wir, was untermStrich auszeichnet, warum manche Büros eine Alternative suchen und wie plansync als moderne Option aufgestellt ist.

Was macht untermStrich aus?

untermStrich ist eine etablierte Büroverwaltungssoftware aus Österreich, die seit Mitte der 1990er Jahre am Markt ist. Die Lösung richtet sich vor allem an mittlere bis größere Planungsbüros im DACH-Raum mit typischerweise 10 bis 100 Mitarbeitenden.

Der Funktionsumfang ist umfassend: untermStrich bietet Honorarermittlung nach HOAI, Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung, Projektcontrolling sowie ein Butler-Dashboard für die betriebswirtschaftliche Steuerung des Büros. Ergänzt wird das durch CRM-Funktionen, Ressourcenplanung und eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten.

Die Stärken liegen klar auf der Hand: jahrzehntelange Branchenerfahrung, tiefe Verankerung in den Planungsprozessen nach HOAI und ÖNORM, und ein breites Netzwerk aus Schulungspartnern und Beratern im deutschsprachigen Raum. Für große Büros mit eigener IT-Abteilung und Zeit für ein strukturiertes Einführungsprojekt kann untermStrich eine solide Wahl sein.

Warum suchen Architekturbüros nach Alternativen?

Trotz der Stärken von untermStrich berichten viele Büros von ähnlichen Herausforderungen – insbesondere wenn das Büro kleiner ist oder sich in einer Wachstumsphase befindet.

Lange Einarbeitungszeit

Die Einführung von untermStrich ist kein Plug-and-Play. Bis das System auf die eigenen Büroprozesse abgestimmt ist und alle Mitarbeitenden damit sicher umgehen können, vergehen in der Praxis oft zwei bis drei Monate. Für ein Büro mit fünf bis zwanzig Personen bedeutet das: ein erheblicher Teil der Arbeitskapazität geht in den Wechsel, nicht in Projekte.

Hoher Schulungsaufwand

untermStrich bietet eine Vielzahl von Funktionen – das ist gleichzeitig Stärke und Schwäche. Die Oberfläche ist komplex, und neue Mitarbeitende oder Teilzeitkräfte brauchen Zeit, um sich zurechtzufinden. Formale Schulungen sind häufig notwendig, um das System effektiv nutzen zu können.

Komplexität für kleine Büros

Die Software ist für mittlere bis große Büros konzipiert. Für ein Büro mit drei bis acht Mitarbeitenden fühlt sich der Funktionsumfang schnell überwältigend an. Viele Funktionen werden schlicht nicht gebraucht – erhöhen aber trotzdem die Lernkurve und machen die Oberfläche unübersichtlicher.

Ältere Benutzungsoberfläche

Die Software trägt die Spuren ihrer langen Geschichte. Die Oberfläche wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-Anwendungen klassisch und weniger intuitiv. Wer im Privatleben Smartphone-Apps und moderne Web-Tools gewohnt ist, findet sich in untermStrich oft nicht auf Anhieb zurecht.

plansync: Die moderne Alternative

plansync wurde für genau jene Büros entwickelt, die professionelle Büroverwaltung brauchen – aber keine Zeit und Ressourcen für monatelange Einführungsprojekte haben.

Cloud-first: Überall nutzbar, ohne Infrastruktur

plansync läuft vollständig in der Cloud. Es gibt keinen Server, den Sie betreiben oder warten müssen. Updates passieren automatisch im Hintergrund. Sie greifen von jedem Gerät aus auf Ihre Daten zu – ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice. Kein VPN, keine Remote-Desktop-Verbindung.

Kein Onboarding: Sofort loslegen

Das Besondere an plansync ist das Prinzip "produktiv ab Tag eins". Das Setup dauert keine fünf Minuten: Bürodaten eintragen, erste Mitarbeitende anlegen, erstes Projekt anlegen – fertig. Es gibt keine initiale Konfigurationsphase, kein monatelanges Anpassen an Büroprozesse.

Keine Schulungen: Design das sich selbst erklärt

plansync ist so gestaltet, dass es ohne Schulungen auskommt. Die Oberfläche folgt modernen UX-Prinzipien: klare Strukturen, konsequente Navigation, selbsterklärende Funktionen. Neue Mitarbeitende finden sich in der Regel innerhalb einer Stunde zurecht – ohne Handbuch, ohne Training.

Produktiv ab Tag 1: Erstes Projekt in Minuten

Statt sich wochenlang durch Konfigurationsoptionen zu kämpfen, können Sie mit plansync direkt loslegen. Projekt anlegen, Leistungsphase auswählen, Honorar nach HOAI berechnen, Zeiten erfassen, Rechnung als PDF erstellen. Das funktioniert am ersten Tag genauso wie nach einem Jahr.

Kernfunktionen die Architekturbüros wirklich brauchen

plansync bietet die Funktionen, die Planungsbüros im Alltag tatsächlich nutzen:

• HOAI-Kalkulation: Honorarermittlung nach aktuellem HOAI-Stand, schnell und nachvollziehbar
• Zeiterfassung: Projektbezogene Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden, auch mobil
• Projektcontrolling: Soll-Ist-Vergleich, Budgetüberwachung, Projektfortschritt auf einen Blick
• Angebote & Rechnungen: Professionelle Dokumente erstellen und als PDF exportieren
• CRM: Kontakte und Auftraggeber verwalten

Modern und mobil: Funktioniert auf allen Geräten

plansync läuft im Browser – auf Mac, Windows, iPad und Smartphone. Kein lokales Programm, keine Installation, keine Kompatibilitätsprobleme. Die Oberfläche passt sich der Bildschirmgröße an. Das ist kein nachträgliches "mobile-friendly", sondern von Grund auf so gebaut.

Direktvergleich: untermStrich vs. plansync

Kriterium	untermStrich	plansync
Einführungszeit	2–3 Monate	1 Tag
Schulungsaufwand	Hoch	Keiner
Cloud-nativ	Nein	100% Cloud
Oberfläche	Klassisch	Modern
HOAI-Rechner	✅	✅
Zeiterfassung	✅	✅
Projektcontrolling	✅	✅
Mobil (alle Geräte)	Eingeschränkt	✅
Sofort einsatzbereit	❌	✅

Der Vergleich zeigt: Beide Lösungen decken die Kernfunktionen ab, die Architekturbüros brauchen. Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in der Zugänglichkeit und dem Aufwand bis zur produktiven Nutzung.

Für wen ist der Wechsel sinnvoll?

Nicht für jedes Büro ist ein Wechsel die richtige Entscheidung. plansync ist eine gute Alternative, wenn Sie sich in einer der folgenden Situationen befinden:

Sie haben keine Zeit für ein mehrmonatiges Einführungsprojekt. Kleinere und mittlere Büros können es sich oft schlicht nicht leisten, Monate in die Software-Einführung zu investieren. Wenn Ihr Büro schnell digitalisieren will, ohne den Betrieb zu unterbrechen, ist ein niedrigschwelliger Einstieg entscheidend.

Sie digitalisieren gerade zum ersten Mal. Viele Büros wechseln gerade weg von Excel-Tabellen und manuellen Prozessen. Wenn Sie noch nie mit einer Büroverwaltungssoftware gearbeitet haben, ist es sinnvoll, mit einer intuitiven Lösung zu starten – und nicht gleich mit einem System, das eine steile Lernkurve hat. Mehr dazu auch in unserem Vergleich der besten Softwares für Architekturbüros.

Ihr Team arbeitet remote oder hybrid. Wenn Mitarbeitende von verschiedenen Standorten aus arbeiten, ist eine 100%-Cloud-Lösung ohne VPN oder Remote-Desktop ein klarer Vorteil. Zeiterfassung und Projektarbeit funktionieren von überall, ohne technischen Aufwand.

Sie wollen zukunftsorientiert und cloudbasiert aufgestellt sein. On-Premise-Software bedeutet: Sie sind abhängig von Ihrer eigenen IT-Infrastruktur, und Updates müssen manuell eingespielt werden. Cloud-native Software entwickelt sich automatisch weiter. Welche Kriterien bei der Softwareauswahl wirklich zählen, beschreiben wir im Detail in unserem Guide für Software in kleinen Architekturbüros.

Wenn Sie dagegen ein großes Büro mit eigener IT-Abteilung führen, langfristige Beratung und umfassende Schulungsprogramme schätzen und tief in ÖNORM-Prozesse eingebunden sind, kann untermStrich nach wie vor eine passende Wahl sein.

Wie läuft der Wechsel ab?

Ein Wechsel muss keine große Hürde sein. So gehen die meisten Büros vor:

Schritt 1: Kostenlosen Test-Account anlegen. plansync können Sie kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Sie brauchen dafür keine Kündigung bei Ihrem bisherigen Anbieter.

Schritt 2: Stammdaten einpflegen. Bürodaten, Mitarbeitende, Stundensätze, erste Kontakte – das erledigen Sie in weniger als einer Stunde.

Schritt 3: Parallel für ein Projekt testen. Statt sofort alles umzustellen, testen viele Büros plansync zunächst für ein neues Projekt. So sehen Sie in der Praxis, wie die Software im Alltag funktioniert – ohne Risiko.

Schritt 4: Schrittweise Datenmigration. Laufende Projekte, Stammdaten und Zeiterfassungsdaten können Sie nach und nach übertragen. Ein harter Schnitt ist nicht notwendig.

Das Ergebnis: Die meisten Büros sind innerhalb eines Tages in plansync produktiv – nicht erst nach drei Monaten. Wie dieser Umstieg konkret aussieht, beschreiben wir auch in unserem Leitfaden zum Umstieg von Excel auf moderne Software.

Fazit

untermStrich ist ein bewährtes System für Büros, die Zeit, Ressourcen und die interne Kapazität mitbringen, ein umfassendes Einführungsprojekt zu stemmen. Für große Büros mit stabilen Prozessen und eigenem IT-Support kann das eine gute Wahl sein.

Für moderne Architekturbüros, die schnell loslegen wollen, remote arbeiten und keine Lust auf Schulungsaufwand haben, bietet plansync eine schlankere Alternative: cloud-nativ, intuitiv, produktiv ab Tag eins.

Wenn Sie neugierig sind, wie plansync in Ihrem Büroalltag funktioniert, können Sie es 14 Tage kostenlos testen.

Weitere Orientierung beim Softwarevergleich bietet auch unser HOAI-Leitfaden für Architekten und Ingenieure, der zeigt, welche Anforderungen eine HOAI-taugliche Software erfüllen sollte.