Von der Zeiterfassung zur HOAI-Rechnung: So geht's automatisch

Freitagnachmittag, 16 Uhr: Die Teilrechnung für das Projekt Neubau Mehrfamilienhaus muss heute noch raus. Also beginnt das bekannte Ritual – Excel-Liste mit den erfassten Stunden öffnen, Leistungsphasen zuordnen, Stundensätze nachschlagen, HOAI-Tabelle herauskramen, Honorar berechnen, alles in die Rechnungsvorlage übertragen. Zwei Stunden später ist die Rechnung fertig. Hoffentlich ohne Fehler.

Dieses Szenario wiederholt sich in vielen Architektur- und Ingenieurbüros Woche für Woche. Die Zeiterfassung läuft getrennt von der Rechnungsstellung, dazwischen liegen manuelle Arbeitsschritte, die Zeit kosten und Fehler produzieren. Dabei lässt sich genau dieser Prozess heute vollständig automatisieren – von der ersten erfassten Minute bis zur fertigen, HOAI-konformen Rechnung.

---

Warum der manuelle Weg so fehleranfällig ist

Der klassische Abrechnungsprozess in Architekturbüros besteht aus mehreren voneinander getrennten Schritten:

1. Zeiten erfassen – oft in Excel, auf Papier oder in einem separaten Zeiterfassungstool
2. Stunden zuordnen – manuelles Sortieren nach Projekten und Leistungsphasen
3. Honorar berechnen – HOAI-Tabellen nachschlagen, anrechenbare Kosten ermitteln, Prozentsätze anwenden
4. Rechnung erstellen – Ergebnisse in Word oder eine Rechnungsvorlage übertragen
5. Prüfen und korrigieren – Abgleich zwischen Zeiterfassung, Berechnung und Rechnung

Jeder dieser Übergänge ist eine potenzielle Fehlerquelle. Typische Probleme:

• Falsche Leistungsphasenzuordnung: Stunden werden der falschen LPH zugeordnet, das Honorar stimmt nicht
• Veraltete HOAI-Tabellen: Berechnungen basieren auf alten Honorartafeln oder falschen Honorarzonen
• Übertragungsfehler: Beim manuellen Kopieren von Excel in die Rechnungsvorlage schleichen sich Zahlendreher ein
• Vergessene Stunden: Nachträglich erfasste Zeiten fehlen in der Abrechnung
• Inkonsistente Teilrechnungen: Bereits abgerechnete Leistungsphasen werden erneut berechnet oder vergessen

Was diese Fehler kosten

Ein Rechenbeispiel: Bei einem Projekt mit anrechenbaren Kosten von 500.000 € in Honorarzone III beträgt das Gesamthonorar nach HOAI ca. 57.000 €. Wird die Leistungsphase 5 (Ausführungsplanung, 25 % Anteil) versehentlich nur mit 20 % angesetzt, fehlen auf der Rechnung rund 2.850 €. Bei mehreren Projekten pro Jahr summieren sich solche Fehler schnell auf fünfstellige Beträge.

Hinzu kommt der Zeitaufwand: Viele Büros berichten von 30 bis 60 Minuten pro Rechnung allein für die HOAI-Berechnung und das Übertragen der Daten. Bei 10 Teilrechnungen pro Monat sind das bis zu 10 Stunden – Zeit, die besser in Projekte fließen könnte.

Der automatisierte Weg: Zeiterfassung und HOAI-Rechnung in einem System

Der Schlüssel liegt darin, Zeiterfassung und Rechnungsstellung nicht als getrennte Prozesse zu betrachten, sondern als zusammenhängende Schritte in einem durchgängigen Workflow. Wenn die erfassten Zeiten direkt mit Projekten, Leistungsphasen und Honorarberechnungen verknüpft sind, entfallen alle manuellen Zwischenschritte.

So sieht ein automatisierter Workflow aus:

Schritt 1: Zeit erfassen – mit Kontext

Beim Erfassen einer Arbeitszeit wird nicht nur die Dauer festgehalten, sondern auch:

• Welches Projekt betroffen ist
• Welche Leistungsphase (LPH 1–9) bearbeitet wurde
• Welche Tätigkeit durchgeführt wurde

Diese Zuordnung geschieht direkt beim Erfassen – nicht nachträglich in einer separaten Excel-Tabelle. Ob im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs: Die Eingabe dauert wenige Sekunden und liefert alle Informationen, die später für die Rechnung benötigt werden.

Schritt 2: Honorar automatisch berechnen

Mit den erfassten Projektdaten – anrechenbare Kosten nach DIN 276, Honorarzone und beauftragte Leistungsphasen – berechnet das System das Honorar automatisch nach den aktuellen HOAI-Honorartafeln. Ändern sich die anrechenbaren Kosten im Projektverlauf, aktualisiert sich die Berechnung in Echtzeit.

Für Stundenleistungen (besondere Leistungen, die nicht nach HOAI abgerechnet werden) fließen die erfassten Zeiten direkt mit dem vereinbarten Stundensatz in die Abrechnung ein.

Schritt 3: Rechnung generieren

Auf Basis der erfassten Zeiten und der Honorarberechnung lässt sich eine HOAI-konforme Rechnung mit wenigen Klicks erstellen:

• Teilrechnungen nach aktuellem Leistungsfortschritt pro Leistungsphase
• Abschlagsrechnungen für regelmäßige Zahlungen
• Schlussrechnungen mit Aufstellung aller bisherigen Zahlungen
• Nachträge mit separater Begründung und Berechnung

Die Rechnung enthält automatisch alle relevanten Angaben: Leistungsphasen-Aufschlüsselung, Honorarzone, anrechenbare Kosten, Prozentsätze und bereits abgerechnete Beträge. Kein manuelles Zusammensuchen, kein Copy-Paste.

Schritt 4: Projektcontrolling in Echtzeit

Der automatisierte Workflow hat einen weiteren Vorteil: Da alle Daten im selben System liegen, lässt sich jederzeit der aktuelle Projektstand ablesen:

• Wie viele Stunden wurden pro Leistungsphase bereits geleistet?
• Wie hoch ist die Budget-Auslastung?
• Welche Projekte sind profitabel, welche nicht?

Statt am Monatsende überrascht festzustellen, dass ein Projekt über Budget liegt, sehen Sie es in dem Moment, in dem es passiert – und können gegensteuern.

Praxisbeispiel: Projekt Sanierung Bürogebäude

Ein Architekturbüro bearbeitet die Sanierung eines Bürogebäudes mit anrechenbaren Kosten von 800.000 € in Honorarzone III. Beauftragt sind die Leistungsphasen 1–5.

Manueller Prozess:

Schritt	Aufwand
Stunden aus Excel exportieren	15 Min
Nach Leistungsphasen sortieren	20 Min
HOAI-Honorar berechnen	25 Min
Teilrechnung in Word erstellen	20 Min
Gegenlesen und korrigieren	15 Min
Gesamt	~95 Min

Automatisierter Prozess:

Schritt	Aufwand
Zeiten sind bereits erfasst und zugeordnet	0 Min
Rechnung generieren (Klick)	2 Min
Kurze Prüfung	5 Min
Gesamt	~7 Min

Das ergibt eine Zeitersparnis von über 85 Minuten – pro Rechnung. Bei monatlichen Teilrechnungen für mehrere Projekte summiert sich das auf mehrere Arbeitstage pro Quartal.

Häufige Bedenken – und warum sie unbegründet sind

"Unsere Projekte sind zu individuell für automatische Rechnungen"

Gerade bei HOAI-Projekten folgt die Abrechnung einem klar strukturierten Schema: anrechenbare Kosten, Honorarzone, Leistungsphasen, Prozentsätze. Genau das lässt sich hervorragend automatisieren. Individuelle Anpassungen – etwa besondere Leistungen, Zuschläge oder Nachträge – werden parallel erfasst und fließen ebenfalls automatisch in die Rechnung ein.

"Wir brauchen trotzdem Excel für die Nachkalkulation"

Eine integrierte Lösung liefert die Nachkalkulation gleich mit. Der Soll-Ist-Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Stunden pro Leistungsphase ist jederzeit abrufbar – ohne separaten Export oder manuelle Auswertung.

"Die Umstellung dauert ewig"

Cloud-basierte Systeme sind heute sofort einsatzbereit. Es braucht kein wochenlanges Implementierungsprojekt. Bestehende Projekte lassen sich schrittweise überführen, neue Projekte starten direkt im neuen System.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Nicht jede Software, die Zeiterfassung und Rechnungsstellung anbietet, verbindet diese Prozesse wirklich nahtlos. Achten Sie auf folgende Punkte:

• HOAI-Integration: Sind die aktuellen Honorartafeln hinterlegt? Werden alle 9 Leistungsphasen unterstützt?
• Leistungsphasen-Zuordnung: Kann die Leistungsphase direkt bei der Zeiterfassung ausgewählt werden?
• Automatische Rechnungsgenerierung: Fließen erfasste Zeiten ohne manuellen Export in die Rechnung?
• Teilrechnungen: Werden bereits abgerechnete Beträge automatisch berücksichtigt?
• DIN 276: Werden anrechenbare Kosten nach DIN 276 korrekt ermittelt?
• E-Rechnung: Werden Formate wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützt?
• Projektcontrolling: Gibt es Echtzeit-Auswertungen zu Budget, Stunden und Profitabilität?
• Cloud-basiert: Ist die Software von überall nutzbar – Büro, Baustelle, Homeoffice?

Wie plansync den Workflow automatisiert

plansync wurde speziell für Architektur- und Ingenieurbüros entwickelt und verbindet Zeiterfassung, HOAI-Honorarberechnung und Rechnungsstellung in einem durchgängigen System:

Zeiterfassung mit Leistungsphasen-Zuordnung: Jede erfasste Stunde wird direkt einem Projekt und einer Leistungsphase zugeordnet – im Büro, auf der Baustelle oder mobil. Die Daten stehen sofort für Auswertungen und Rechnungen bereit.

Integrierte HOAI-Berechnung: Die aktuellen Honorartafeln sind hinterlegt. Anrechenbare Kosten, Honorarzone und Leistungsphasen werden pro Projekt definiert. Das Honorar berechnet sich automatisch – inklusive Interpolation bei Zwischenwerten.

Automatische Rechnungsgenerierung: Aus den erfassten Daten lassen sich Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen direkt generieren. Bereits abgerechnete Beträge werden automatisch berücksichtigt. Die Rechnungen sind HOAI-konform und prüffähig.

Echtzeit-Projektcontrolling: Soll-Ist-Vergleiche, Budget-Auslastung pro Leistungsphase und Rentabilitätsanalysen sind jederzeit abrufbar – ohne separaten Export oder manuelle Auswertung.

E-Rechnung und PDF-Export: Rechnungen können im XRechnung- und ZUGFeRD-Format erstellt oder als PDF exportiert werden.

➡️ Das Ergebnis: Von der erfassten Stunde zur fertigen HOAI-Rechnung – ohne manuelles Übertragen, ohne Medienbrüche, ohne Fehlerquellen.

Fazit: Automatisierung spart Zeit und Geld

Der Weg von der Zeiterfassung zur HOAI-Rechnung muss kein manueller Kraftakt sein. Wer Zeiterfassung, Honorarberechnung und Rechnungsstellung in einem System zusammenführt, spart nicht nur Stunden pro Woche, sondern reduziert auch Fehler und behält die Kontrolle über seine Projektfinanzen.

Für Architektur- und Ingenieurbüros, die heute noch mit getrennten Tools oder Excel arbeiten, lohnt sich der Umstieg auf eine integrierte Lösung – nicht irgendwann, sondern jetzt. Je früher der automatisierte Workflow steht, desto mehr Zeit bleibt für das, was wirklich zählt: gute Architektur.

➡️ Jetzt plansync 14 Tage kostenlos testen und erleben, wie Zeiterfassung und HOAI-Rechnung zusammenwachsen.

---

Weiterführende Artikel

• HOAI 2021: Der komplette Leitfaden für Architekten und Ingenieure
• Zeiterfassung für Architekten: Warum sie unverzichtbar ist
• Kostenloser HOAI-Rechner: Honorar online berechnen
• Rechnungssoftware für Architekten im Vergleich
• Excel-Probleme in Architekturbüros: 7 typische Fehlerquellen