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Zeiterfassung für Architekten: Die besten Softwares im Vergleich [2026]

Christoph Krieger
••12 Min. Lesezeit

Es gibt Dutzende Zeiterfassungstools auf dem Markt – von kostenlosen Apps bis hin zu umfassenden Unternehmenslösungen. Doch die meisten verstehen weder HOAI noch Leistungsphasen. Für Architekten und Ingenieurbüros ist das ein Problem: Wer Zeiten nicht auf Projekte und Leistungsphasen buchen kann, hat am Monatsende zwar Stunden erfasst, aber keine Grundlage für eine korrekte HOAI-Rechnung.

Hinzu kommt die gesetzliche Pflicht: Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und der BAG-Entscheidung von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen. Zeiterfassung ist also kein optionaler Luxus, sondern Pflichtprogramm – für jedes Architekturbüro, egal ob drei oder fünfzig Mitarbeiter.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht ob, sondern womit. Welche Zeiterfassungssoftware für Architekten erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und liefert gleichzeitig die Daten, die Sie für Ihre HOAI-Abrechnung und Ihr Projektcontrolling brauchen? In diesem Vergleich stellen wir sechs Lösungen vor – von der günstigen Einstiegslösung bis zur spezialisierten Branchensoftware – und zeigen, welches Tool zu welchem Büro passt.

plansync Zeiterfassung: Detaillierte Buchung von Arbeitszeiten mit Projekt- und Leistungsphasenzuordnung

Was eine Zeiterfassungssoftware für Architekten können muss

Bevor wir die einzelnen Tools vergleichen, definieren wir die Kriterien, die eine Zeiterfassungssoftware im Architektur- und Ingenieurbüro erfüllen sollte. Denn was für einen Freelancer oder ein IT-Unternehmen funktioniert, reicht für Planungsbüros in der Regel nicht aus.

Projektbezogene Zeiterfassung mit Leistungsphasen

Das wichtigste Kriterium: Zeiten müssen nicht nur auf Projekte, sondern auch auf einzelne Leistungsphasen gebucht werden können. Ohne Leistungsphasen-Zuordnung fehlt die Grundlage für eine HOAI-konforme Abrechnung. Ein Tool, das nur "10 Stunden Projekt Müller" erfasst, ist für Architekten unzureichend – Sie müssen wissen, ob diese Stunden in die Entwurfsplanung (LPH 3) oder die Ausführungsplanung (LPH 5) geflossen sind.

Integration in die HOAI-Abrechnung

Die beste Zeiterfassung nutzt wenig, wenn die Daten anschließend manuell in Excel übertragen werden müssen. Eine HOAI-Zeiterfassungssoftware sollte die erfassten Stunden direkt mit der Honorarberechnung verknüpfen – idealerweise bis hin zur fertigen Rechnung. Je weniger Medienbrüche, desto weniger Fehler und Zeitverlust.

Echtzeit-Projektcontrolling

Projektcontrolling im Architekturbüro lebt von aktuellen Zahlen. Wenn Sie erst am Projektende feststellen, dass die Ausführungsplanung doppelt so lange gedauert hat wie kalkuliert, ist es für Gegenmaßnahmen zu spät. Ein Soll-Ist-Vergleich pro Leistungsphase – basierend auf den laufend erfassten Zeiten – ermöglicht frühzeitiges Gegensteuern und fundierte Nachtragsverhandlungen.

Einfache Bedienung und mobile Nutzung

Die beste Software nützt nichts, wenn Ihr Team sie nicht nutzt. Zeiterfassung muss einfach sein: wenige Klicks, klare Oberfläche, keine Schulung nötig. Und sie muss mobil funktionieren – auf der Baustelle, beim Bauherrngespräch oder im Homeoffice. Architekten verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros. Wer erst am Rechner im Büro Zeiten nachtragen kann, wird es am Freitagnachmittag tun – mit entsprechend ungenauen Daten. Eine mobile App mit Offline-Fähigkeit ist deshalb kein Nice-to-have, sondern Voraussetzung für eine lückenlose Erfassung.

Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine Büros

Achten Sie auf ein Preismodell, das zu Ihrer Bürogröße passt, und klären Sie vorab, welche Module oder Add-ons enthalten sind. Bedenken Sie auch die Gesamtkosten: Eine günstige Zeiterfassung, die keine HOAI-Integration bietet, verursacht versteckte Kosten durch manuelle Nacharbeit – zwei bis drei Stunden pro Projekt und Monat summieren sich schnell auf mehr als die Differenz zu einer teureren, aber integrierten Lösung.

Die 6 besten Zeiterfassungs-Tools für Architekten im Vergleich

Die folgenden sechs Tools decken ein breites Spektrum ab – vom günstigen Allrounder bis zur spezialisierten Branchenlösung. Wir betrachten jede Software aus der Perspektive eines Architekturbüros mit dem Fokus auf HOAI-Tauglichkeit, Leistungsphasen und Projektcontrolling.

Transparenzhinweis: plansync ist unser eigenes Produkt. Die Angaben zu den anderen Anbietern stammen von deren öffentlichen Websites, Stand: September 2026. Aktuelle Preise finden Sie auf den Preisseiten der Anbieter.

Clockodo – Zeiterfassung für Architekten zum Einstiegspreis

Clockodo ist einer der etablierten deutschen Anbieter für cloudbasierte Zeiterfassung und richtet sich an Dienstleister aller Branchen. Laut clockodo.com gibt es mehrere Tarife mit Preis pro Nutzer und Monat – vom Tarif Basic für Arbeitszeit und Abwesenheiten bis zum Tarif Pro mit Projektzeiterfassung und Controlling; 14 Tage lassen sich kostenlos testen. Es gibt Stoppuhr, nachträgliche Eingabe und eine Mobile-App. Projekte lassen sich mit Unterprojekten strukturieren, sodass Leistungsphasen manuell als Unterprojekte abgebildet werden können – eine HOAI-Logik steckt nicht dahinter: Clockodo kennt zum Beispiel nicht den Anteil einer Leistungsphase am Gesamthonorar. Einen HOAI-Honorarrechner oder HOAI-Rechnungen bietet Clockodo laut Website nicht; die erfassten Zeiten lassen sich exportieren oder per API in andere Software übertragen. Für Büros, die eine günstige, saubere Zeiterfassung ohne HOAI-Anspruch suchen, ist Clockodo eine gute Wahl. Wer nach HOAI abrechnet, braucht zusätzlich ein Werkzeug für Honorarberechnung und Rechnungen.

ZEP – Etablierte Projektzeiterfassung für Ingenieurbüros

ZEP (Zeiterfassung für Projekte) gehört zu den bekanntesten Zeiterfassungslösungen im DACH-Raum und wird in zahlreichen Ingenieurbüros und Beratungsunternehmen eingesetzt. Laut zep.de gibt es drei Editionen – ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional – mit Preis pro Nutzer und Monat und 14 Tagen kostenloser Testphase. Die Professional-Edition bietet erweiterte Funktionen wie Reisekostenabrechnung, Ressourcenplanung und Projektbudgets mit Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene. ZEP ist nicht speziell für Architekten entwickelt: Einen HOAI-Rechner oder eine Honorarberechnung nach Leistungsphasen gehört laut Website nicht zum Funktionsumfang. Dafür bietet ZEP eine REST-API und Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen. ZEP ist damit eine bewährte Projektzeiterfassung für Büros, die solides Projektmanagement brauchen und die HOAI-Abrechnung in einem anderen System erledigen.

Memtime – Automatische Zeiterfassung im Hintergrund

Memtime verfolgt einen eigenen Ansatz: Die Software läuft im Hintergrund auf Ihrem Desktop und erfasst automatisch, welche Programme und Dateien Sie nutzen. Am Ende des Tages sehen Sie eine Timeline Ihrer Aktivitäten und können diese nachträglich Projekten zuordnen. Laut Anbieter werden die Daten lokal gespeichert, der Arbeitgeber sieht nur die vom Mitarbeiter freigegebenen Zeitbuchungen. Für Architekten, die viel am Rechner arbeiten – etwa in CAD-Software, E-Mail-Programmen oder bei der Dokumentenerstellung – kann Memtime Stunden sichtbar machen, die sonst in keiner Zeiterfassung auftauchen. Baustellenbesuche, Bauherrngespräche und Meetings außerhalb des Rechners werden naturgemäß nicht automatisch erfasst. HOAI-Funktionen und Rechnungsstellung gehören nicht zum Funktionsumfang. Laut memtime.com gibt es mehrere Tarife mit monatlichem Preis, günstiger bei jährlicher Zahlung, und eine kostenlose Testphase. Memtime eignet sich damit vor allem als Ergänzung zu einer projektbezogenen Zeiterfassung, die Buchungen per Integration übernehmen kann.

TimeEngineer – HOAI-konforme Zeiterfassung von Spreadity

TimeEngineer wird von Spreadity entwickelt und richtet sich laut Anbieter explizit an Architekten und Ingenieure. Die Software bietet HOAI-konforme Zeiterfassung mit Leistungsphasen, Budgets und Nachträgen sowie Dashboards für Geschäftsführung und Projektleitung. Spreadity bietet zusätzlich Beratung zur Digitalisierung von Planungsbüros an, in die TimeEngineer eingebunden ist. Preise nennt die Website spreadity.com nicht; ob Honorarberechnung und Rechnungsstellung enthalten sind, geht aus den öffentlichen Angaben nicht eindeutig hervor. Für Büros, die eine Zeiterfassung mit Leistungsphasen-Fokus und begleitender Beratung suchen, lohnt sich eine Anfrage.

Compa (heute phase0) – AVA, HOAI und Zeiterfassung

Compa hat sich inzwischen in phase0 umbenannt. Die Cloud-Software richtet sich laut Anbieter an kleinere Planungsbüros und wird von über 1.000 Büros genutzt. Sie besteht aus AVA-Software (Kostenermittlung nach DIN 276, Ausschreibung, Rechnungsprüfung), HOAI-Software (Honorarangebote, HOAI-Rechnungen inklusive E-Rechnung, Zeiterfassung) und einer Bautagebuch-App. Laut phase0.com gibt es eine Einzellizenz für eines der Produkte und eine volle Lizenz mit allen Produkten, jeweils mit Preis pro Nutzer und Monat; die Zeiterfassung ist als Add-on pro Mitarbeiter aufgeführt. phase0 lässt sich 14 Tage kostenlos testen. Die Lösung eignet sich besonders für Büros, die AVA, HOAI und Zeiterfassung in einem Tool vereinen wollen.

plansync – HOAI-integrierte Zeiterfassung für Planungsbüros

plansync verbindet Zeiterfassung, Projektcontrolling und HOAI-Rechnung in einem System. Mitarbeiter buchen ihre Zeiten direkt auf Projekte und Leistungsphasen, per Timer, nachträglicher Eingabe oder mobil auf jedem Gerät. Aus diesen erfassten Stunden generiert plansync in Echtzeit einen Soll-Ist-Vergleich pro Leistungsphase: Sie sehen sofort, ob ein Projekt im kalkulierten Rahmen liegt oder ob Handlungsbedarf besteht. Der integrierte HOAI-Honorarrechner berechnet das Honorar auf Basis der anrechenbaren Kosten, und Rechnungen lassen sich direkt aus dem System heraus erstellen – inklusive Berücksichtigung bereits gestellter Teilrechnungen. Die Plattform ist cloud-basiert und auf allen Geräten nutzbar, alle Funktionen sind im Team-Paket enthalten – die Preise stehen im Preisrechner auf der Startseite. Der ehrliche Blick auf die Grenzen: plansync ist ausschließlich cloud-basiert (kein On-Premise) und bietet kein AVA-Modul.

Vergleichstabelle: Zeiterfassungssoftware für Architekten

Kriterium Clockodo ZEP Memtime TimeEngineer Compa (phase0) plansync
Projektbezogene Zeiterfassung ✅ ✅ ⚠️ ✅ ✅ ✅
Leistungsphasen-Zuordnung ⚠️ ⚠️ – ✅ ✅ ✅
HOAI-Honorarrechner – – – k. A. ✅ ✅
HOAI-Rechnungen – – – k. A. ✅ ✅
Projektcontrolling (Soll/Ist) ✅ ✅ – ✅ ✅ ✅
Für Architekten entwickelt – – – ✅ ✅ ✅
Preismodell laut Anbieter pro Nutzer pro Nutzer pro Nutzer, Tarife k. A. pro Nutzer, Lizenzstufen Team-Paket inkl. 5 Nutzer + pro weiterem Nutzer

Legende: ✅ = laut Anbieter verfügbar | ⚠️ = manuell abbildbar bzw. über Umwege | – = laut Anbieter-Website nicht Teil des Funktionsumfangs | k. A. = keine öffentliche Angabe gefunden. Stand: September 2026.

Entscheidungshilfe: Welche Software passt zu Ihrem Büro?

Jedes der vorgestellten Tools hat seine Berechtigung – es kommt auf Ihre spezifische Situation an.

Sie brauchen reine Zeiterfassung ohne HOAI-Anspruch? Dann sind Clockodo oder ZEP solide, bewährte Lösungen. Clockodo überzeugt durch den günstigen Einstiegspreis, ZEP durch den größeren Funktionsumfang bei Reisekosten und Ressourcenplanung. Beide erfordern allerdings, dass Sie HOAI-Berechnungen und Rechnungsstellung in separaten Tools abwickeln.

Sie wollen Arbeitstage am Desktop lückenlos rekonstruieren? Dann kann Memtime eine sinnvolle Ergänzung sein – besonders wenn Ihre Mitarbeiter viel Zeit in CAD- oder Office-Software verbringen und regelmäßig vergessen, Zeiten zu buchen. Als alleinige Lösung reicht Memtime für Architekturbüros jedoch nicht aus.

Sie suchen Zeiterfassung mit Leistungsphasen-Fokus und Beratung? Dann werfen Sie einen Blick auf TimeEngineer, das Spreadity mit einer Digitalisierungsberatung für Planungsbüros kombiniert.

Sie suchen AVA, Zeiterfassung und HOAI in einem System? Dann ist Compa (heute phase0) eine passende Wahl, vor allem wenn Sie den AVA-Funktionsumfang benötigen.

Sie suchen einen durchgängigen Weg von der Zeiterfassung zur HOAI-Rechnung? Dann ist plansync eine passende Wahl: der Workflow von der Zeitbuchung über das Projektcontrolling bis zur fertigen Rechnung in einem Team-Paket, ohne AVA-Modul.

Unabhängig von Ihrer Wahl gilt: Jede strukturierte Zeiterfassung ist besser als Excel-Listen oder gar keine Erfassung. Nehmen Sie sich eine Testphase, beziehen Sie Ihr Team in die Auswahl ein und achten Sie auf die tatsächliche Nutzung im Alltag – die beste Software ist diejenige, die Ihr Team konsequent nutzt.

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Praxisbeispiel: Was passiert ohne integrierte Zeiterfassung

Der Unterschied zwischen getrennten und integrierten Tools zeigt sich besonders deutlich im Alltag. Nehmen wir ein typisches Szenario: Ein Architekturbüro mit acht Mitarbeitern bearbeitet ein Wohnbauprojekt mit anrechenbaren Kosten von 400.000 Euro in Honorarzone III. Nach Abschluss der Entwurfsplanung soll eine Teilrechnung für die Leistungsphasen 1 bis 3 gestellt werden.

Workflow mit getrennten Tools (z.B. Clockodo + Excel + sevDesk): Erst exportieren Sie die erfassten Zeiten aus Clockodo und ordnen sie manuell den Leistungsphasen zu. Dann öffnen Sie Ihre HOAI-Excel-Tabelle, tragen die anrechenbaren Kosten ein, berechnen das Honorar und ermitteln den Anteil für die abzurechnenden Leistungsphasen. Anschließend gleichen Sie ab, welche Teilrechnungen bereits gestellt wurden, berechnen den offenen Betrag und erstellen die Rechnung manuell in Ihrer Rechnungssoftware. Sechs Schritte, zwei bis drei Stunden Aufwand pro Projekt und Monat, und bei jedem Schritt besteht die Gefahr von Übertragungsfehlern. Mehr zu den typischen Problemen mit Excel-basierten Workflows finden Sie in unserem Artikel Excel-Probleme in Architekturbüros.

Workflow mit plansync: Sie öffnen das Projekt, klicken auf "Rechnung erstellen", wählen die abzurechnenden Leistungsphasen aus – und plansync berechnet automatisch das korrekte Honorar unter Berücksichtigung aller bisherigen Teilrechnungen. Drei Schritte, wenige Minuten, keine Übertragungsfehler. Gleichzeitig sehen Sie im Projektcontrolling, wie viele Stunden in die jeweilige Leistungsphase geflossen sind und ob das Projekt noch wirtschaftlich läuft. Der Unterschied summiert sich über ein Jahr mit mehreren parallelen Projekten auf Dutzende Stunden eingesparte Verwaltungszeit – und auf deutlich zuverlässigere Rechnungen.

Checkliste: Die richtige Zeiterfassungssoftware auswählen

Nutzen Sie diese 16 Punkte als Leitfaden für Ihre Softwareauswahl:

HOAI-Tauglichkeit:

  • Unterstützt die Software Zeitbuchungen auf Leistungsphasen?
  • Ist ein HOAI-Honorarrechner integriert?
  • Können HOAI-konforme Rechnungen direkt erstellt werden?
  • Werden anrechenbare Kosten und Honorarzonen unterstützt?

Bedienung und Akzeptanz:

  • Ist die Oberfläche intuitiv – auch ohne Schulung?
  • Funktioniert die mobile Zeiterfassung auf Baustelle und unterwegs?
  • Können Zeiten per Timer und nachträglicher Eingabe erfasst werden?
  • Wird das Tool von Ihrem Team tatsächlich akzeptiert und genutzt?

Wirtschaftlichkeit:

  • Ist das Preismodell transparent und ohne versteckte Zusatzkosten?
  • Passt der Preis zur Bürogröße (kein Enterprise-Pricing für 10 Mitarbeiter)?
  • Gibt es eine kostenlose Testphase zum Ausprobieren?
  • Rechnet sich die Software durch Zeitersparnis bei der Abrechnung?

Integration und Zukunftssicherheit:

  • Fließen erfasste Zeiten direkt ins Projektcontrolling ein?
  • Gibt es einen Soll-Ist-Vergleich pro Projekt und Leistungsphase?
  • Ist der Anbieter etabliert und langfristig am Markt?
  • Werden regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen geliefert?

Fazit

Zeiterfassung im Architekturbüro ist kein lästiger Verwaltungsaufwand – sie ist die Grundlage für korrekte HOAI-Abrechnungen, fundiertes Projektcontrolling und letztlich für die Wirtschaftlichkeit Ihres Büros. Die entscheidende Frage bei der Softwareauswahl ist nicht, welches Tool die meisten Features bietet, sondern welches den durchgängigen Workflow von der Zeitbuchung bis zur Rechnung am besten abbildet.

Allgemeine Zeiterfassungstools wie Clockodo oder ZEP lösen nur den ersten Schritt – die reine Stundenerfassung. Für die HOAI-Berechnung, Leistungsphasen-Auswertung und Rechnungsstellung brauchen Sie zusätzliche Werkzeuge und manuelle Prozesse. Spezialisierte Lösungen wie Compa oder plansync gehen bewusst weiter, indem sie Zeiterfassung, HOAI-Berechnung und Rechnungsstellung in einem durchgängigen Workflow verbinden. Automatische Zeiterfassungstools wie Memtime können eine sinnvolle Ergänzung sein, ersetzen aber keine projektbezogene Lösung.

Stellen Sie sich die Leitfrage: Fließt Ihre Zeiterfassung nahtlos in Ihre HOAI-Abrechnung? Wenn nicht, verlieren Sie bei jeder Rechnung wertvolle Zeit und riskieren Fehler. Je mehr manuelle Schritte zwischen Zeiterfassung und Rechnung liegen, desto höher das Risiko für Übertragungsfehler – und desto mehr unbezahlte Stunden verschwinden in der Verwaltung statt in produktiver Planungsarbeit.

Testen Sie plansync 14 Tage kostenlos und erleben Sie den durchgängigen Workflow – von der mobilen Zeitbuchung bis zur fertigen HOAI-Rechnung.

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