Modul 01 · AUTOMATISCH
Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure.
Erfassen Sie Arbeitszeiten digital – im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs. Stunden fließen automatisch in Ihre HOAI-konformen Honorarabrechnungen.
Erfassung
Drei Klicks – fertig.
Erfassen Sie Arbeitszeiten digital, projektbezogen und auf Leistungsphasen aufgeschlüsselt. Im Büro per Browser, auf der Baustelle oder im Kundengespräch per Smartphone. Auch ohne Internetverbindung – Daten werden synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.
- Intuitive Zeiterfassung mit 3 Klicks
- Zuordnung auf Projekt, Leistungsphase und optional Teilleistung
- Mobile Erfassung auf iOS und Android (Progressive Web App, kein App-Store nötig)
- Hinweis bei Unterschreitung gesetzlicher Mindestpausenzeiten
- Schnelle Kopierfunktion für wiederkehrende Tätigkeiten
- Automatische Pausen-Erkennung nach Konfiguration
In Planungsbüros ist Zeiterfassung anders als in klassischen Dienstleistungsbüros. Architekten und Ingenieure springen oft mehrfach täglich zwischen Projekten und Leistungsphasen. Eine LP3-Entwurfsplanung am Vormittag, eine LP8-Baustellenbegehung am Nachmittag, dazwischen ein Telefonat zur LP5-Ausführungsplanung eines anderen Projekts. Wenn diese Stunden am Monatsende rückwirkend in eine Excel-Tabelle eingetragen werden, ist die Genauigkeit verloren – und damit auch die Grundlage für eine prüffähige Honorarabrechnung. plansync erlaubt die Erfassung in Echtzeit, mit minimalem Klick-Aufwand: Timer starten, Projekt auswählen, Leistungsphase wählen, fertig. Beim Wechsel auf das nächste Projekt wird der laufende Eintrag automatisch beendet.
Was Sie davon haben
Vier Dinge, die im Architekturbüro sofort spürbar sind.
Echtzeit-Erfassung
Arbeitszeiten direkt per Browser oder mobil erfassen – auch auf der Baustelle ohne Internetverbindung.
Urlaub & Abwesenheiten
Urlaubsanträge, Krankheitstage und Abwesenheiten zentral verwalten mit automatischer Resturlaubsberechnung.
Automatische Abrechnung
Erfasste Stunden werden automatisch nach individuellen Sätzen in Rechnungen übernommen.
Gesetzeskonform
Erfüllt die Anforderungen der Arbeitszeiterfassungspflicht nach EuGH-Urteil und BAG-Beschluss.
TRANSPARENT
Zeitbuchungen, Überstunden und Arbeitszeitkonto
Jeder Mitarbeiter hat jederzeit eine vollständige Übersicht über seine gebuchten Arbeitszeiten – nach Tag, Projekt und Leistungsphase aufgeschlüsselt.
- Tagesgenaue Übersicht aller Zeitbuchungen mit Projekt- und Phasenzuordnung
- Automatischer Überstunden-Saldo pro Tag, Woche und Monat
- Konfigurierbare Überstundenregelungen: abgegoltene Stunden, Kappungsgrenzen, Freizeitausgleich
- Mitarbeiter sehen ihren eigenen Stand jederzeit, Vorgesetzte das Team
- Export der Zeitbuchungen als CSV oder PDF
- Korrektur und Nachbuchung mit Audit-Log (wer hat wann was geändert)
Überstundenregelungen sind in Planungsbüros oft individuell und nicht trivial. In Tarifverträgen sind häufig die ersten X Stunden mit dem Gehalt abgegolten, danach gibt es Freizeitausgleich, ab einer bestimmten Grenze auszahlbare Überstunden. Manche Büros kappen Überstunden monatlich, andere führen ein Jahres-Arbeitszeitkonto. plansync bildet diese Regeln pro Mitarbeiter konfigurierbar ab: Wochensoll, abgegoltene Überstunden, Freizeitausgleichs-Faktor, optionale Kappungsgrenzen. Der Saldo wird tagesgenau berechnet – und ist sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Geschäftsführung jederzeit einsehbar. Diskussionen „Wie viele Überstunden habe ich eigentlich noch?" entfallen.
ÜBERSICHTLICH
Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten verwalten
Behalten Sie den Überblick über Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten aller Mitarbeiter – in einem übersichtlichen Kalender.
- Abwesenheitskalender mit Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, Überstunden, Fortbildung, etc.
- Digitaler Urlaubsantrag mit Genehmigungs-Workflow
- Automatische Resturlaubsberechnung mit Übertrag aus dem Vorjahr
- Halbe und ganze Tage, mehrtägige Anträge in einem Schritt
- Filter nach Rolle, Team oder Projekt für gezielte Kapazitätsplanung
Urlaubsplanung in Planungsbüros muss Projektabgaben und Baustellentermine berücksichtigen. Wenn der Tragwerksplaner zwei Wochen Urlaub hat, kann die Genehmigungsplanung in dieser Zeit nicht zum Auftraggeber. Wenn parallel die Bauleiterin ausfällt, fehlt die Baustelle-Präsenz. plansync zeigt Abwesenheiten in einem Team-Kalender, sodass Engpässe früh erkennbar werden. Urlaubsanträge laufen digital: der Mitarbeiter beantragt, der Vorgesetzte sieht im selben Schritt, wer im gleichen Zeitraum bereits abwesend ist, und genehmigt oder lehnt ab. Resturlaub wird automatisch berechnet, inklusive Übertrag und gegebenenfalls anteiliger Berechnung bei unterjährigem Eintritt.
Pflicht seit 2022
Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – plansync erfüllt die Anforderungen
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Das BAG hat damit das EuGH-Urteil aus 2019 in deutsches Recht überführt. Die Pflicht gilt unabhängig von Branche und Betriebsgröße – auch für Architektur- und Ingenieurbüros mit nur wenigen Mitarbeitern.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im April 2023 einen Referentenentwurf zur Konkretisierung vorgelegt. Die wesentlichen Anforderungen lassen sich bereits jetzt zusammenfassen: Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Pausen. Die Erfassung muss elektronisch erfolgen, manipulationssicher sein und für sieben Jahre aufbewahrt werden.
- Tagesgenaue Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
- Manipulationssichere Speicherung mit Audit-Log
- Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Vorgaben
- Erfassung durch den Mitarbeiter selbst zulässig (BAG erlaubt Delegation)
- Erinnerungsfunktion bei vergessenen Buchungen
- Datenexport für Lohnbuchhaltung und Steuerberater
plansync ersetzt nicht die rechtliche Beratung. Konkrete Fragen zur arbeitsrechtlichen Umsetzung in Ihrem Büro klären Sie mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater.
Im Detail
Was im Alltag den
Unterschied macht.
Schluss mit Excel-Zeiterfassung im Architekturbüro
In vielen Planungsbüros werden Arbeitszeiten noch immer in Excel-Tabellen erfasst – fehleranfällig, zeitaufwändig und schlecht nachvollziehbar. Mit plansync erfassen Ihre Mitarbeiter Zeiten digital und projektbezogen. Die Daten sind sofort auswertbar und fließen automatisch in Ihre Honorarabrechnungen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Fehler bei der Abrechnung erheblich.
Arbeitszeiterfassung nach HOAI-Leistungsphasen
plansync ermöglicht die Zuordnung von Arbeitszeiten zu einzelnen HOAI-Leistungsphasen. So sehen Sie jederzeit, wie viele Stunden in welche Projektphase geflossen sind – die Grundlage für präzise Honorarabrechnungen und fundiertes Projektcontrolling. Stundenleistungen werden automatisch nach individuellen Stundensätzen berechnet.
Abwesenheitsmanagement für Planungsbüros
Verwalten Sie Urlaubsanträge, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten zentral in einem System. Mitarbeiter können Urlaub direkt beantragen, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick. Die automatische Resturlaubsberechnung und Übersicht über Arbeitszeitkonten gibt Ihnen jederzeit den vollen Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams.
Häufige Fragen
Sehen, statt lesen
In 20 Minuten ist klar, ob plansync zu Ihrem Büro passt. Lassen Sie es uns zeigen.
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