Wie ein Architekturbüro mit plansync arbeitet
Architekturbüros leben von einer einzigen Größe: dem Verhältnis aus tatsächlich geleisteten Stunden zum Honorar nach HOAI. Wer dieses Verhältnis nicht kennt, kalkuliert im Blindflug. plansync bündelt Akquise, Projektsteuerung und Abrechnung in einem System, sodass Sie zu jedem Zeitpunkt wissen, wo Sie stehen – vom ersten Vorgespräch bis zur Schlussrechnung nach Leistungsphase 9.
Akquise und HOAI-Angebot
Ein belastbares HOAI-Angebot beginnt mit den richtigen anrechenbaren Kosten. plansync hinterlegt die Honorartafeln nach § 35 HOAI vollständig und berechnet pro Leistungsphase Honorarzone (I–V) und Honorarsatz (Mindest-, Mittel-, Höchstsatz) automatisch. Sie wählen die Leistungsphasen 1 bis 9 inklusive der prozentualen Bewertung nach § 34 HOAI, ergänzen besondere Leistungen und Nebenkosten nach § 14, und das System erzeugt ein revisionssicheres Angebot in wenigen Minuten – nicht in Stunden.
Statt drei Excel-Versionen zu pflegen, arbeiten alle im Büro auf derselben Vorlage. Änderungen am Bauvolumen oder den anrechenbaren Kosten ziehen sich automatisch durch das gesamte Angebot. Kunden erhalten ein PDF, das HOAI-konform aufgebaut ist und prüffähig bleibt – auch Jahre später bei der Schlussrechnung.
Projektabwicklung über alle Leistungsphasen
Sobald der Auftrag steht, wird das Angebot in plansync zum Projekt. Jede Leistungsphase wird zur eigenen Position, auf die Mitarbeitende ihre Stunden direkt buchen. Die Zeiterfassung läuft am Desktop, im Browser oder mobil – ohne Excel-Tabellen, ohne nachträgliches Übertragen. Stunden auf LPH 3 Entwurfsplanung sehen anders aus als Stunden auf LPH 8 Bauüberwachung, und plansync hält diese Unterscheidung für jedes Projekt sauber getrennt.
Im Soll-Ist-Vergleich sehen Sie pro Projekt und pro Leistungsphase, ob Sie noch im Honorar liegen oder bereits Zeit verlieren. Drohende Überschreitungen fallen früh auf, nicht erst bei der Schlussrechnung. Nachträge und Planänderungen werden als eigene Position erfasst und können separat als Zusatzhonorar verfolgt werden – ein typischer Hebel, mit dem Architekturbüros das Ergebnis pro Projekt deutlich verbessern.
Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung
Mit fortschreitenden Leistungsphasen entsteht der Anspruch auf Abschlagsrechnungen. plansync erzeugt diese Rechnungen direkt aus dem Leistungsstand: Sie geben den prozentualen Fortschritt einer Leistungsphase frei, und das System rechnet das anteilige Honorar inklusive Nebenkosten automatisch aus. Skontoregelungen, Zahlungsziele und kumulative Aufstellung zur Vorrechnung gehören dazu.
Die Schlussrechnung folgt demselben Prinzip: Alle Leistungsphasen, alle Nebenkosten, alle besonderen Leistungen werden zusammengeführt und gegen die bereits gezahlten Abschläge verrechnet. Die Rechnung ist HOAI-konform und prüffähig – auch wenn der Auftraggeber Jahre später Belege verlangt.
Controlling und Bürosteuerung
Über die einzelnen Projekte hinaus brauchen Architekturbüros eine Antwort auf zwei Fragen: Wie ausgelastet ist mein Team, und welche Projekte tragen wirklich zum Ergebnis bei? plansync liefert dafür Auslastungsübersichten pro Mitarbeitenden, Stundenkonten mit Plus-/Minusstunden, sowie Projektrentabilitäten in Echtzeit. Das Forecasting auf Basis offener Aufträge macht aus dem Bürocontrolling eine Steuerungsaufgabe statt einer monatlichen Excel-Übung.
Die Bürosoftware für Architekten ist damit kein zusätzliches Tool neben Ihrer CAD-Lösung, sondern die zentrale Drehscheibe für alles, was zwischen Akquise, Honorarberechnung HOAI, Stundenerfassung und Abrechnung passiert. Wer einmal alle Projektdaten an einem Ort hat, will nicht mehr zurück.