KOBOLD Alternative für Architekten und Ingenieure 2026

KOBOLD CONTROL gehört zu den bekanntesten Softwarelösungen für Projektmanagement und Controlling in Planungsbüros. Seit 1998 am Markt, über 30.000 Nutzer, fest verankert in der deutschen Architektur- und Ingenieurbranche. Wer sich mit Büroverwaltungssoftware beschäftigt, kommt an KOBOLD kaum vorbei.

Trotzdem suchen immer mehr Büros nach Alternativen. Die Gründe sind nachvollziehbar: aufwändige Einführung, intransparente Preisgestaltung und ein Funktionsumfang, der für kleinere Büros oft überdimensioniert wirkt. In diesem Artikel schauen wir uns an, was KOBOLD auszeichnet, wo die Grenzen liegen – und warum plansync für viele Architektur- und Ingenieurbüros die passendere Lösung ist.

Was macht KOBOLD aus?

KOBOLD Management Systeme GmbH wurde 1998 in Wuppertal gegründet und gehört heute zur everii-Gruppe. Das Unternehmen hat sich auf betriebswirtschaftliche Software für Planungsbüros spezialisiert und betreut nach eigenen Angaben über 900 Büros mit mehr als 30.000 Nutzern im DACH-Raum.

Das Kernprodukt KOBOLD CONTROL ist modular aufgebaut und deckt einen breiten Funktionsumfang ab:

• Zeiterfassung: Projekt- und Arbeitszeiterfassung, Reisekosten, Urlaubsverwaltung
• Honorarberechnung: HOAI-konforme Kalkulation (alle Honorartafeln von 2002 bis 2021), AHO-Kalkulation sowie freie Honorarmodelle
• Controlling: Dashboard mit über 100 Auswertungen, Soll-Ist-Vergleiche, Budgetüberwachung
• Rechnungsstellung: Angebote und Rechnungen erstellen, digitales Rechnungsbuch
• Ressourcenplanung: Kapazitätsplanung für Mitarbeitende
• Liquiditätsplanung: Finanzprognosen und Cashflow-Übersicht
• DATEV-Schnittstelle: Anbindung an Buchhaltungssysteme

Die Stärken sind offensichtlich: über 25 Jahre Branchenerfahrung, ein tiefer Funktionsumfang speziell für Planungsbüros und eine große Nutzerbasis in Deutschland und Österreich. KOBOLD wirbt damit, dass Büros rund 30 % ihrer Zeit durch den Einsatz der Software einsparen können. Für große Büros mit eingespielten Prozessen und eigener Controlling-Abteilung kann KOBOLD eine solide Wahl sein.

Warum suchen Architekturbüros nach Alternativen?

Trotz der Stärken von KOBOLD berichten viele Büros von ähnlichen Herausforderungen – insbesondere wenn das Büro kleiner ist, schnell starten möchte oder Wert auf Einfachheit legt.

Keine transparenten Preise

KOBOLD veröffentlicht keine vollständigen Preise auf seiner Website. Lediglich für das Einzelmodul KOBOLD HONORAR wird ein Preis von 680 € (Einmalkauf) genannt. Für das Gesamtpaket KOBOLD CONTROL müssen Sie ein individuelles Angebot anfordern – inklusive Erstgespräch und Bedarfsanalyse. Für Büros, die Angebote schnell vergleichen und eigenständig entscheiden möchten, ist das eine unnötige Hürde.

Aufwändige Einführung

Die Einführung von KOBOLD CONTROL ist kein Selbstläufer. KOBOLD selbst bietet „1:1 Präsentationen" und einen „Lizenz-Express"-Service an – das klingt nach Betreuung, bedeutet aber auch: Ohne strukturierte Einführung geht es nicht. Bis Stammdaten eingepflegt, Module konfiguriert und alle Mitarbeitenden geschult sind, vergehen in der Praxis oft mehrere Wochen. Für ein Büro mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitenden ist das eine spürbare Belastung.

Komplexität für kleine und mittlere Büros

Über 100 verschiedene Auswertungen, Ressourcenplanung, Liquiditätsplanung, DATEV-Schnittstelle – KOBOLD CONTROL ist auf große Büros mit eigener Controlling-Abteilung ausgelegt. Für ein Büro mit drei bis zehn Mitarbeitenden, das primär Zeiterfassung, HOAI-Abrechnung und einen schnellen Projektüberblick braucht, ist dieser Funktionsumfang überdimensioniert. Mehr Features bedeuten mehr Einarbeitungszeit, mehr Konfigurationsaufwand – und eine steilere Lernkurve für neue Mitarbeitende.

Klassisches Lizenzmodell

KOBOLD setzt historisch auf ein klassisches Lizenzmodell mit Einmalkaufpreisen. Zwar gibt es inzwischen einen Cloud-Zugang über den „MEIN KOBOLD"-Bereich, doch die Software trägt die Architektur eines Systems, das in einer Zeit vor Cloud-first-Ansätzen entstanden ist. Wer eine native Cloud-Lösung erwartet, die von Grund auf für den Browser gebaut wurde, findet bei KOBOLD ein anderes Konzept vor.

plansync: Die moderne Alternative

plansync wurde für genau jene Büros entwickelt, die professionelle Büroverwaltung brauchen – aber keine Zeit und Ressourcen für aufwändige Einführungsprojekte haben.

Cloud-first: Überall nutzbar, ohne Infrastruktur

plansync läuft vollständig in der Cloud. Es gibt keinen Server, den Sie betreiben oder warten müssen. Updates passieren automatisch im Hintergrund. Sie greifen von jedem Gerät aus auf Ihre Daten zu – ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice. Kein VPN, keine Remote-Desktop-Verbindung, keine lokale Installation.

Sofort loslegen: Kein Einführungsprojekt

Das Besondere an plansync ist das Prinzip „produktiv ab Tag eins". Das Setup dauert keine fünf Minuten: Bürodaten eintragen, erste Mitarbeitende anlegen, erstes Projekt anlegen – fertig. Es gibt keine initiale Konfigurationsphase, kein wochenlanges Anpassen an Büroprozesse, keine Pflichtschulungen vor dem ersten Login.

Keine Schulungen: Design, das sich selbst erklärt

plansync ist so gestaltet, dass es ohne Schulungen auskommt. Die Oberfläche folgt modernen UX-Prinzipien: klare Strukturen, konsequente Navigation, selbsterklärende Funktionen. Neue Mitarbeitende finden sich in der Regel innerhalb einer Stunde zurecht – ohne Handbuch, ohne Training, ohne „1:1 Präsentation".

Transparente Preise: Kein Erstgespräch nötig

plansync zeigt seine Preise offen auf der Website. Kein Verkaufsgespräch, kein individuelles Angebot, keine versteckten Kosten. Sie sehen, was Sie bezahlen – und können selbst entscheiden, ob das zu Ihrem Büro passt. Das ist eine Grundvoraussetzung für eine faire Geschäftsbeziehung.

Kernfunktionen, die Architekturbüros wirklich brauchen

plansync bietet die Funktionen, die Planungsbüros im Alltag tatsächlich nutzen:

• HOAI-Kalkulation: Honorarermittlung nach aktuellem HOAI-Stand, schnell und nachvollziehbar
• Zeiterfassung: Projektbezogene Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden, auch mobil
• Projektcontrolling: Soll-Ist-Vergleich, Budgetüberwachung, Projektfortschritt auf einen Blick
• Angebote & Rechnungen: Professionelle Dokumente erstellen und als PDF exportieren
• CRM: Kontakte und Auftraggeber verwalten

Direktvergleich: KOBOLD vs. plansync

Kriterium	KOBOLD CONTROL	plansync
Einführungszeit	Mehrere Wochen	1 Tag
Preistransparenz	Nur auf Anfrage	Öffentlich einsehbar
Cloud-nativ	Teilweise	100 % Cloud
Schulungsaufwand	Hoch	Keiner
HOAI-Rechner	✅	✅
Zeiterfassung	✅	✅
Projektcontrolling	✅	✅
Sofort testbar	❌ (Erstgespräch)	✅
Mobil (alle Geräte)	Eingeschränkt	✅

Der Vergleich zeigt: Beide Lösungen decken die Kernfunktionen ab, die Architekturbüros für die tägliche Arbeit brauchen. KOBOLD bietet mit Ressourcenplanung und DATEV-Schnittstelle zusätzliche Module für größere Büros. Der entscheidende Unterschied liegt in der Zugänglichkeit: Preistransparenz, sofortige Nutzbarkeit und der Aufwand bis zur produktiven Arbeit.

Für wen ist der Wechsel sinnvoll?

Nicht für jedes Büro ist ein Wechsel die richtige Entscheidung. plansync ist eine gute Alternative, wenn Sie sich in einer der folgenden Situationen befinden:

Sie wollen schnell produktiv sein. Kleine und mittlere Büros können es sich oft nicht leisten, Wochen in die Software-Einführung zu investieren. Wenn Ihr Büro jetzt digitalisieren will, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen, ist ein niedrigschwelliger Einstieg entscheidend. Mehr zur Softwareauswahl für kleinere Büros haben wir in einem separaten Artikel zusammengefasst.

Sie digitalisieren gerade zum ersten Mal. Viele Büros wechseln erst jetzt weg von Excel-Tabellen und manuellen Prozessen. Wenn Sie noch nie mit einer Büroverwaltungssoftware gearbeitet haben, ist es sinnvoll, mit einer intuitiven Lösung zu starten – und nicht mit einem System, das eine steile Lernkurve hat. Wie dieser Umstieg von Excel auf moderne Software konkret funktioniert, beschreiben wir in unserem Leitfaden.

Ihr Team arbeitet remote oder hybrid. Wenn Mitarbeitende von verschiedenen Standorten aus arbeiten, ist eine 100%-Cloud-Lösung ohne VPN oder lokale Installation ein klarer Vorteil. Zeiterfassung und Projektarbeit funktionieren von überall, ohne technischen Aufwand.

Ihnen ist Preistransparenz wichtig. Wenn Sie Software-Angebote vergleichen und eigenständig entscheiden möchten, ist eine intransparente Preisgestaltung ein echtes Hindernis. plansync legt alle Preise offen – damit Sie entscheiden können, nicht der Vertrieb. Einen umfassenden Softwarevergleich für Architekten finden Sie ebenfalls in unserem Blog.

Wenn Sie dagegen ein großes Büro mit eigener Controlling-Abteilung führen, tiefe DATEV-Integration benötigen und umfassende Ressourcenplanung für 50+ Mitarbeitende brauchen, kann KOBOLD CONTROL nach wie vor eine passende Wahl sein.

Wie läuft der Wechsel ab?

Ein Wechsel muss keine große Hürde sein. So gehen die meisten Büros vor:

Schritt 1: Kostenlosen Test-Account anlegen. plansync können Sie kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Sie brauchen dafür keine Kündigung bei Ihrem bisherigen Anbieter und kein Erstgespräch.

Schritt 2: Stammdaten einpflegen. Bürodaten, Mitarbeitende, Stundensätze, erste Kontakte – das erledigen Sie in weniger als einer Stunde.

Schritt 3: Parallel für ein Projekt testen. Statt sofort alles umzustellen, testen viele Büros plansync zunächst für ein neues Projekt. So sehen Sie in der Praxis, wie die Software im Alltag funktioniert – ohne Risiko.

Schritt 4: Schrittweise Datenmigration. Laufende Projekte, Stammdaten und Zeiterfassungsdaten können Sie nach und nach übertragen. Ein harter Schnitt ist nicht notwendig.

Das Ergebnis: Die meisten Büros sind innerhalb eines Tages in plansync produktiv – nicht erst nach Wochen.

Fazit

KOBOLD CONTROL ist ein bewährtes System mit über 25 Jahren Branchenerfahrung. Für große Planungsbüros mit eigener Controlling-Abteilung, dem Bedarf an umfangreicher Ressourcenplanung und der Bereitschaft für ein strukturiertes Einführungsprojekt kann KOBOLD eine solide Wahl sein.

Für moderne Architektur- und Ingenieurbüros, die schnell loslegen wollen, Wert auf Preistransparenz legen und keine Lust auf wochenlange Einführung haben, bietet plansync eine schlankere Alternative: cloud-nativ, selbsterklärend, produktiv ab Tag eins.

Wenn Sie neugierig sind, wie plansync in Ihrem Büroalltag funktioniert, können Sie es 14 Tage kostenlos testen.

Weitere Orientierung beim Softwarevergleich bietet auch unser HOAI-Leitfaden für Architekten und Ingenieure, der zeigt, welche Anforderungen eine HOAI-taugliche Software erfüllen sollte.