E-Rechnung für Architekten und Planungsbüros: Was die Pflicht ab 2025 bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland ein neues Rechnungszeitalter. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend – und das betrifft auch Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros. Wer Honorare nach HOAI abrechnet, kommt an der E-Rechnung nicht mehr vorbei. Die gute Nachricht: Für den Versand gelten großzügige Übergangsfristen bis 2028. Die weniger gute: Empfangen und verarbeiten müssen Sie strukturierte E-Rechnungen bereits heute.
Viele Planungsbüros sind verunsichert. Muss ich meine HOAI-Rechnung jetzt als XRechnung verschicken? Reicht mein bisheriges PDF noch? Und was ist mit öffentlichen Auftraggebern, bei denen die E-Rechnung ohnehin schon länger Pflicht ist? Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht für Bauplaner und zeigt praxisnah, worauf Architekten jetzt achten sollten und wie sich der Umstieg ohne Mehraufwand bewältigen lässt.
Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und journalistischen Aufbereitung. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und kann eine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwältin oder zuständige Kammer nicht ersetzen. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben; eine Haftung ist ausgeschlossen. Maßgeblich sind stets die geltenden Gesetze und die aktuellen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Prüfen Sie Ihre konkrete Situation daher immer mit fachkundiger Unterstützung.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Der Begriff E-Rechnung wird im Alltag oft missverstanden. Eine PDF-Datei, die Sie per E-Mail versenden, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Entscheidend ist nicht, dass eine Rechnung digital verschickt wird, sondern dass sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Nur so kann sie automatisiert eingelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden, ohne dass ein Mensch die Zahlen abtippt.
Das Gesetz orientiert sich dabei an der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die diese Norm erfüllen. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die für das menschliche Auge zunächst kryptisch wirkt und vor allem im Verkehr mit der öffentlichen Verwaltung verlangt wird. ZUGFeRD dagegen ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei, die für Sie ganz normal lesbar bleibt, im Hintergrund aber die strukturierten Rechnungsdaten als eingebettetes XML mitführt. Für viele Planungsbüros ist ZUGFeRD deshalb der komfortablere Weg, weil Empfänger sowohl die gewohnte Optik als auch die maschinenlesbaren Daten erhalten. Laut Bundesfinanzministerium erfüllen XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen, wobei die schlanken ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich ausgenommen sind, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.
Wichtig für die Praxis: Eine bloße Bilddatei, ein eingescanntes Papierdokument oder ein klassisches PDF gelten künftig als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Wer die Pflicht erfüllen muss, kommt an einem der strukturierten Formate nicht vorbei.
E-Rechnungspflicht für Architekten: Seit wann gilt was?
Der Gesetzgeber hat die Umstellung mit dem Wachstumschancengesetz eingeleitet und bewusst gestaffelt, damit kleinere Büros Zeit zur Umstellung haben. Für Architekten und Ingenieurbüros lohnt es sich, zwischen zwei Vorgängen sauber zu trennen: dem Empfangen und dem Versenden von Rechnungen.
Beim Empfang gibt es keine Schonfrist. Bereits seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen, das im B2B-Bereich tätig ist, strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Das gilt ausdrücklich auch für das kleine Zwei-Personen-Planungsbüro. Praktisch bedeutet das: Sobald ein Nachunternehmer, ein Fachplaner oder ein Bauprodukthersteller Ihnen eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung schickt, müssen Sie in der Lage sein, diese zu empfangen und revisionssicher aufzubewahren. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg zwar formal, doch ohne passende Software fehlt Ihnen die Möglichkeit, den strukturierten Inhalt sinnvoll zu lesen und zu archivieren.
Beim Versand greifen dagegen großzügige Übergangsfristen. Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen, sofern der Empfänger damit einverstanden ist. Ab 2027 wird die Versandpflicht für Unternehmen relevant, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr über 800.000 Euro lag. Kleinere Büros unterhalb dieser Umsatzgrenze dürfen auch 2027 noch die gewohnten Formate nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsphase endgültig: Dann müssen alle inländischen B2B-Umsätze zwingend als E-Rechnung ausgestellt und versendet werden – ohne Ausnahme für die Bürogröße.
Die folgende Übersicht fasst den Fahrplan zusammen:
| Zeitpunkt | Was gilt für Planungsbüros |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen verpflichtend – für alle Büros |
| 2025–2026 | Versand von Papier/PDF weiterhin erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers) |
| Ab 01.01.2027 | Versandpflicht für Büros mit über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 2027 | Kleinere Büros (unter 800.000 € Umsatz) dürfen noch alte Formate versenden |
| Ab 01.01.2028 | E-Rechnungspflicht beim Versand für alle B2B-Umsätze – ausnahmslos |
Der Sonderfall öffentliche Auftraggeber (B2G)
Wer für die öffentliche Hand plant – Schulen, Verwaltungsgebäude, kommunale Infrastruktur – kennt die E-Rechnung längst. Im Geschäftsverkehr mit Bundesbehörden und vielen Ländern ist die elektronische Rechnung bereits seit 2020 Pflicht. Architekten und Ingenieure, die an öffentliche Stellen abrechnen, mussten also schon vor der allgemeinen B2B-Pflicht umstellen.
Der B2G-Bereich folgt dabei eigenen Spielregeln. Hier ist in der Regel die XRechnung das geforderte Format, und die Einreichung erfolgt nicht per gewöhnlicher E-Mail, sondern über zentrale Rechnungsportale wie die OZG-konforme Plattform des Bundes. Eine Besonderheit ist die sogenannte Leitweg-ID, eine eindeutige Kennung, über die Ihre Rechnung dem richtigen Empfänger in der Verwaltung zugeordnet wird. Ohne korrekte Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen. Wenn Sie als Planungsbüro öffentliche Aufträge betreuen, sollten Sie deshalb frühzeitig klären, welches Format, welche Pflichtfelder und welchen Einreichungsweg der jeweilige Auftraggeber verlangt, da die Anforderungen zwischen Bund, Ländern und Kommunen variieren können.
E-Rechnung Pflicht für Bauplaner: Diese Ausnahmen sollten Sie kennen
Nicht jede Rechnung muss künftig als E-Rechnung ausgestellt werden. Der Gesetzgeber hat einige praxisrelevante Ausnahmen vorgesehen, die gerade für kleinere Planungsbüros interessant sind.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Ausstellungspflicht befreit. Maßgeblich ist der Bruttobetrag; genau 250,00 Euro fallen noch unter die Regelung, ab 250,01 Euro ist die Grenze überschritten. Für kleine Nebenleistungen oder Auslagen bleibt Ihnen damit weiterhin die Papier- oder PDF-Rechnung erlaubt.
Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG profitieren von einer Erleichterung. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde festgelegt, dass Kleinunternehmer keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Dennoch gilt: Von der Empfangspflicht sind sie nicht befreit. Auch ein Planungsbüro, das die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss seit 2025 in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren. Weitere Sonderfälle betreffen bestimmte steuerfreie Umsätze und Leistungen an private Auftraggeber. Wer ausschließlich für Privatkunden plant – etwa das Einfamilienhaus für eine Privatperson – fällt beim Versand nicht unter die B2B-Pflicht, weil es sich nicht um einen Umsatz zwischen zwei Unternehmen handelt. Sobald jedoch ein gewerblicher oder öffentlicher Auftraggeber im Spiel ist, greift die Regelung.
Eine wichtige Feinheit betrifft die Aufbewahrung. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte, maschinenlesbare Teil das steuerlich maßgebliche Original. Es genügt nicht, nur einen Ausdruck oder eine PDF-Ansicht abzulegen. Der ursprüngliche Datensatz muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist unverändert und maschinell auswertbar archiviert werden.
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Tipps und Tricks: So bereiten Sie Ihr Büro souverän vor
Die Umstellung wirkt auf den ersten Blick technisch und sperrig, lässt sich aber mit ein paar gezielten Schritten entspannt bewältigen. Die folgenden Empfehlungen haben sich in der Praxis von Planungsbüros bewährt.
1. Klären Sie zuerst die Empfangsseite. Da die Empfangspflicht bereits gilt, ist das Ihr dringendster Punkt. Richten Sie einen definierten Kanal ein, über den E-Rechnungen zentral eingehen, und stellen Sie sicher, dass die strukturierten Formate lesbar und archivierbar sind. Ein reines Sammelpostfach, in dem XML-Dateien untergehen, ist keine tragfähige Lösung.
2. Setzen Sie früh auf ZUGFeRD im gemischten Kundenkreis. Wenn Sie sowohl gewerbliche als auch private Auftraggeber bedienen, ist ZUGFeRD besonders praktisch. Ihre Kunden sehen weiterhin ein gewohntes PDF, während der maschinenlesbare Teil die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. So brauchen Sie nicht zwei getrennte Rechnungswege.
3. Warten Sie mit der Versandumstellung nicht bis zur letzten Frist. Auch wenn kleinere Büros theoretisch bis 2028 Zeit haben, lohnt sich die frühe Umstellung. Sie sammeln Routine, vermeiden den Last-Minute-Stress und wirken gegenüber Auftraggebern professionell. Viele größere Auftraggeber bitten schon heute aktiv um E-Rechnungen.
4. Prüfen Sie die Pflichtangaben Ihrer HOAI-Rechnung. Eine E-Rechnung ist nur dann korrekt, wenn alle Pflichtfelder sauber gefüllt sind. Gerade bei Honorarrechnungen mit Aufschlüsselung nach Leistungsphasen, anrechenbaren Kosten und Honorarzonen müssen die Angaben strukturiert vorliegen. Eine prüffähige Rechnung nach HOAI und eine normgerechte E-Rechnung schließen sich nicht aus – im Gegenteil, sie ergänzen sich ideal.
5. Denken Sie an Abschlags- und Schlussrechnungen. In Planungsprojekten wird selten alles auf einmal abgerechnet. Achten Sie darauf, dass auch Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen im E-Rechnungsformat abgebildet werden können und bereits gestellte Rechnungen korrekt berücksichtigt werden.
6. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Fragen der Aufbewahrung, der korrekten Formate und der individuellen Umsatzgrenzen sollten Sie mit fachkundiger Unterstützung klären. Dieser Artikel ersetzt diese Beratung nicht.
Wie plansync die E-Rechnung für Planungsbüros übernimmt
Die eigentliche Herausforderung für Architekten liegt nicht im Format an sich, sondern in der Kombination aus HOAI-Komplexität und den neuen technischen Anforderungen. Eine Standard-Rechnungssoftware kann zwar eine XRechnung erzeugen, versteht aber nichts von Leistungsphasen, Honorarzonen oder anrechenbaren Kosten. Umgekehrt scheitern klassische HOAI-Rechner an der maschinenlesbaren Ausgabe. Genau diese Lücke schließt plansync.
In plansync entsteht Ihre Honorarabrechnung automatisch aus den Projekt- und Zeiterfassungsdaten. Die Software berechnet auf Basis der anrechenbaren Kosten, Honorarzonen und Leistungsphasen das korrekte Honorar und stellt daraus eine prüffähige Rechnung zusammen. Der entscheidende Schritt passiert dann ohne Ihr Zutun: Aus denselben Rechnungsdaten erzeugt plansync die E-Rechnung im XRechnung- und ZUGFeRD-Format – normgerecht und ohne dass Sie Daten ein zweites Mal eingeben müssen. Was für öffentliche Auftraggeber gebraucht wird, ist damit ebenso abgedeckt wie die künftige B2B-Pflicht.
So verwandelt sich eine gesetzliche Verpflichtung, die viele als Bürde empfinden, in einen reibungslosen Nebeneffekt Ihrer ohnehin nötigen Abrechnung. Sie erstellen eine HOAI-konforme Honorarrechnung wie gewohnt, und die konforme E-Rechnung fällt gewissermaßen als Beiprodukt an. Für den Versand exportieren Sie die fertige Rechnung und übermitteln sie an Ihren Auftraggeber. Der Medienbruch zwischen HOAI-Berechnung, Rechnungsstellung und E-Rechnungsformat entfällt vollständig.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht (FAQ)
Muss mein kleines Architekturbüro ab 2025 sofort E-Rechnungen versenden? Nein. Der Versand von Papier- oder PDF-Rechnungen bleibt für kleinere Büros mit Zustimmung des Empfängers bis 2027 und teilweise darüber hinaus erlaubt. Empfangen und verarbeiten müssen Sie strukturierte E-Rechnungen jedoch bereits seit dem 1. Januar 2025.
Ist ein per E-Mail verschicktes PDF eine E-Rechnung? Nein. Ein klassisches PDF gilt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Erst ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ein hybrides ZUGFeRD-Dokument mit eingebettetem, maschinenlesbarem XML erfüllt die Anforderungen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus lesbarem PDF und eingebettetem XML und damit im gemischten Kundenkreis oft praktischer. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden? Nein. Die B2B-Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht darunter. Sobald jedoch ein gewerblicher oder öffentlicher Auftraggeber beteiligt ist, greift die Regelung.
Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnung befreit? Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Von der Empfangspflicht sind sie jedoch nicht ausgenommen und müssen eingehende E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren können.
Wie muss ich eine E-Rechnung aufbewahren? Steuerlich maßgeblich ist der strukturierte, maschinenlesbare Datensatz. Er muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist unverändert und maschinell auswertbar archiviert werden. Ein bloßer Ausdruck genügt nicht.
Fazit: Aus der Pflicht eine Selbstverständlichkeit machen
Die E-Rechnungspflicht ist für Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros keine ferne Zukunftsmusik, sondern bereits Realität. Empfangen müssen Sie strukturierte Rechnungen seit 2025, für den Versand läuft die Übergangsphase bis spätestens 2028 aus. Wer für öffentliche Auftraggeber plant, ist ohnehin schon in der Pflicht. Statt die Umstellung als lästige Bürokratie zu betrachten, lohnt sich der Blick auf die Chance dahinter: strukturierte Daten, weniger manuelle Fehler und ein durchgängiger Prozess von der Zeiterfassung bis zur fertigen Rechnung.
Entscheidend ist, dass Ihre Software HOAI-Logik und E-Rechnungsformat aus einer Hand beherrscht. Dann wird aus einer gesetzlichen Anforderung ein Nebeneffekt Ihrer täglichen Arbeit, um den Sie sich nicht mehr aktiv kümmern müssen. Klären Sie die individuellen Details mit Ihrem Steuerberater, richten Sie frühzeitig den Empfangsweg ein und stellen Sie den Versand um, bevor die Frist Sie einholt.
Nächste Schritte
➡️ Erfahren Sie, wie plansync HOAI-Honorarabrechnung und E-Rechnung automatisiert – von der Kalkulation bis zum XRechnung- und ZUGFeRD-Export.
➡️ Lesen Sie, warum sevDesk und Lexware für HOAI-Rechnungen nicht ausreichen und welche Alternativen es gibt.
➡️ Entdecken Sie, wie aus Zeiterfassung automatisch eine HOAI-Rechnung wird.
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Unser Team berät Sie gerne persönlich zu allen Fragen rund um die Digitalisierung Ihres Planungsbüros.
Über den Autor
Als Gründer von plansync habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, die Digitalisierung für Planungsbüros greifbar und einfach zu machen. In enger Zusammenarbeit mit unseren ersten Kunden habe ich gelernt, dass eine Software nur dann erfolgreich ist, wenn sie die Sprache der Architekten spricht und den administrativen Aufwand spürbar senkt. Ich begleite jedes Projekt persönlich, um sicherzustellen, dass unsere Lösung genau dort hilft, wo der Schuh drückt.