Abschlagsrechnung

Definition: Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, mit der Architekten und Ingenieure während eines laufenden Projekts Teilzahlungen für bereits erbrachte Leistungen verlangen können. Sie ist ein zentrales Instrument der Liquiditätssicherung in Planungsbüros, denn Architekturprojekte erstrecken sich häufig über Monate oder Jahre -- ohne Abschlagsrechnungen müssten Planer bis zur Fertigstellung des gesamten Auftrags auf ihr Honorar warten.

Die gesetzliche Grundlage bildet § 632a BGB (Abschlagszahlungen bei Werkverträgen). Danach kann der Unternehmer -- also auch der Architekt oder Ingenieur als Werkvertragspartner -- vom Besteller Abschlagszahlungen für bereits erbrachte, in sich abgeschlossene Teilleistungen verlangen. Voraussetzung ist, dass die erbrachten Leistungen einen Wert für den Auftraggeber darstellen. Die Höhe der Abschlagszahlung richtet sich nach dem Wert der erbrachten vertragsgemäßen Leistungen.

Die HOAI selbst enthält keine eigene Regelung zu Abschlagsrechnungen, sondern verweist auf die allgemeinen werkvertraglichen Bestimmungen des BGB. Das Honorar nach HOAI wird üblicherweise nach dem Leistungsfortschritt innerhalb der beauftragten Leistungsphasen abgerechnet.

Voraussetzungen für eine Abschlagsrechnung

Damit ein Architekt eine Abschlagsrechnung stellen kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Erbrachte Teilleistungen: Es müssen tatsächlich Leistungen erbracht worden sein, die einen nachvollziehbaren Wert darstellen. Eine rein zeitbasierte Abrechnung ("ich habe 40 Stunden gearbeitet") reicht nicht aus -- der Leistungsstand muss inhaltlich dokumentiert sein.
Vertragsgemäße Leistung: Die erbrachten Leistungen müssen dem vereinbarten Leistungsumfang entsprechen. Nicht beauftragte Zusatzleistungen können nicht ohne Weiteres über eine Abschlagsrechnung abgerechnet werden.
Nachvollziehbare Berechnung: Die Abschlagsrechnung muss für den Auftraggeber prüfbar sein. Das bedeutet: Das Gesamthonorar, die beauftragten Leistungsphasen, der jeweilige Leistungsstand und die sich daraus ergebende Forderung müssen nachvollziehbar dargestellt werden.
Abzug bereits geleisteter Zahlungen: Bereits erhaltene Abschlagszahlungen sind von der aktuellen Forderung abzuziehen. Die Abschlagsrechnung weist also stets nur den Differenzbetrag aus.

Abgrenzung zur Schlussrechnung

Die Abschlagsrechnung ist eine vorläufige Rechnung. Sie steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Abrechnung und begründet keinen endgültigen Honoraranspruch in einer bestimmten Höhe. Die Schlussrechnung hingegen ist die abschließende Abrechnung des gesamten Auftrags nach Erbringung aller beauftragten Leistungen.

Wesentliche Unterschiede im Überblick:

	Abschlagsrechnung	Schlussrechnung
Zeitpunkt	Während der Leistungserbringung	Nach Abschluss aller Leistungen
Charakter	Vorläufig	Endgültig
Grundlage	Geschätzter Leistungsstand	Tatsächlich erbrachte Gesamtleistung
Verrechnung	Wird mit Schlussrechnung verrechnet	Berücksichtigt alle Abschlagszahlungen

Alle geleisteten Abschlagszahlungen werden bei der Schlussrechnung vollständig angerechnet. Hat der Auftraggeber in Summe bereits mehr gezahlt, als das endgültige Honorar beträgt, steht ihm ein Rückforderungsanspruch zu.

Abgrenzung zur Teilschlussrechnung

Neben der Abschlagsrechnung gibt es die Teilschlussrechnung. Diese kommt zum Einsatz, wenn eine oder mehrere Leistungsphasen vollständig abgeschlossen sind und endgültig abgerechnet werden sollen.

Der entscheidende Unterschied: Eine Teilschlussrechnung hat den Charakter einer endgültigen Abrechnung für die betreffende Leistungsphase. Sie setzt voraus, dass die abgerechnete Leistungsphase vollständig und vertragsgemäß erbracht wurde. Während eine Abschlagsrechnung jederzeit korrigiert werden kann, ist eine Teilschlussrechnung -- ähnlich der Schlussrechnung -- abschließend.

In der Praxis ist die Teilschlussrechnung besonders sinnvoll, wenn zwischen den Leistungsphasen längere Unterbrechungen liegen, etwa wenn zwischen der Entwurfsplanung (LP 3) und der Ausführungsplanung (LP 5) mehrere Monate vergehen.

Leistungsstand ermitteln

Die korrekte Ermittlung des Leistungsstands ist die zentrale Herausforderung bei Abschlagsrechnungen. Der Leistungsstand bestimmt, welcher Anteil des vereinbarten Honorars bereits verdient ist.

Schritt 1: Honoraranteil der Leistungsphase bestimmen

Die HOAI ordnet jeder Leistungsphase einen prozentualen Anteil am Gesamthonorar zu (Anlage 10.1 HOAI für Gebäude und Innenräume). Beispielsweise entfallen auf die Entwurfsplanung (LP 3) 15 % und auf die Ausführungsplanung (LP 5) 25 % des Gesamthonorars.

Schritt 2: Fertigstellungsgrad innerhalb der Phase schätzen

Innerhalb einer laufenden Leistungsphase muss der prozentuale Fertigstellungsgrad geschätzt werden. Dabei orientiert man sich an den Grundleistungen, die in der jeweiligen Leistungsphase nach HOAI vorgesehen sind. Sind beispielsweise in LP 5 die Grundrisse und Schnitte fertig, aber die Detailplanung steht noch aus, kann der Fertigstellungsgrad bei etwa 60 % liegen.

Schritt 3: Honoraranspruch berechnen

Der Honoraranspruch ergibt sich aus der Multiplikation von Gesamthonorar, Phasenanteil und Fertigstellungsgrad. Davon werden bereits erhaltene Abschlagszahlungen abgezogen.

Berechnungsbeispiel

Ein Architekt hat ein Gesamthonorar von 100.000 Euro vereinbart. Beauftragt sind die Leistungsphasen 1 bis 5. Der aktuelle Stand:

LP 3 (Entwurfsplanung, 15 %): vollständig abgeschlossen (100 %)
LP 5 (Ausführungsplanung, 25 %): zu 60 % fertiggestellt
Bereits erhaltene Abschlagszahlungen: 15.000 Euro

Die Berechnung:

Position	Berechnung	Betrag
LP 3 vollständig	100.000 x 15 % x 100 %	15.000 Euro
LP 5 anteilig	100.000 x 25 % x 60 %	15.000 Euro
Honorar bis dato		30.000 Euro
Abzgl. bereits gezahlt		-15.000 Euro
Abschlagsrechnung		15.000 Euro

Der Architekt stellt also eine Abschlagsrechnung über 15.000 Euro netto (zzgl. Umsatzsteuer).

Typische Fehler bei Abschlagsrechnungen

In der Praxis treten bei Abschlagsrechnungen regelmäßig Fehler auf, die zu Zahlungsverzögerungen oder Streitigkeiten führen können:

Mehr abrechnen als erbracht: Wird der Leistungsstand zu hoch angesetzt, kann der Auftraggeber die Rechnung kürzen oder zurückweisen. Dies schadet dem Vertrauensverhältnis und kann im schlimmsten Fall zu Rückforderungen bei der Schlussrechnung führen.
Fehlende Dokumentation des Leistungsstands: Ohne nachvollziehbare Dokumentation, welche Teilleistungen bereits erbracht wurden, ist die Abschlagsrechnung nicht prüfbar. Der Auftraggeber hat dann das Recht, die Zahlung bis zur Vorlage einer prüfbaren Rechnung zu verweigern.
Verwechslung von Abschlags- und Schlussrechnung: Wird eine Abschlagsrechnung als Schlussrechnung bezeichnet (oder umgekehrt), kann dies rechtliche Konsequenzen haben -- etwa hinsichtlich Verjährungsfristen oder der Bindungswirkung.
Vorherige Zahlungen nicht abgezogen: Jede Abschlagsrechnung muss die bereits geleisteten Zahlungen berücksichtigen und nur den Differenzbetrag ausweisen. Wird dies vergessen, entsteht eine Überzahlung, die spätestens bei der Schlussrechnung zu Konflikten führt.
Fehlende Angabe der Honorarberechnungsgrundlage: Auch bei einer Abschlagsrechnung sollten die wesentlichen Berechnungsparameter -- anrechenbare Kosten, Honorarzone, vereinbarter Honorarsatz -- erkennbar sein, damit der Auftraggeber die Rechnung nachvollziehen kann.