E-Rechnung 2027: Umstellungs-Checkliste für Architektur- und Ingenieurbüros

Zum 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für viele Architektur- und Ingenieurbüros vom Zukunftsthema zur Pflicht. Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss Rechnungen an andere Unternehmen ab 2027 im strukturierten Format ausstellen, also als XRechnung oder ZUGFeRD. Das betrifft auch jede HOAI-Abschlagsrechnung. Bis zum Stichtag bleiben nur noch wenige Wochen, und in dieser Zeit laufen Projekte, Jahresabschluss und Abrechnung weiter.

Was die E-Rechnungspflicht grundsätzlich bedeutet, welche Formate es gibt und warum ein PDF per E-Mail keine E-Rechnung ist, haben wir in unserem Beitrag E-Rechnung für Architekten und Planungsbüros erklärt. Dieser Artikel ist die praktische Ergänzung: Was sich zum 1. Januar 2027 konkret ändert, was das für Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen heißt und welche zehn Punkte Sie bis Jahresende abhaken sollten.

Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und journalistischen Aufbereitung. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und kann eine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwältin oder zuständige Kammer nicht ersetzen. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben; eine Haftung ist ausgeschlossen. Maßgeblich sind stets die geltenden Gesetze und die aktuellen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Prüfen Sie Ihre konkrete Situation daher immer mit fachkundiger Unterstützung.

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E-Rechnung 2027: Was sich am 1. Januar ändert

Die Pflicht zur E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft steht seit dem Wachstumschancengesetz in § 14 UStG. Die Übergangsfristen regelt § 27 Abs. 38 UStG. Für die Ausstellung von Rechnungen sieht das Gesetz drei Stufen vor:

Leistung ausgeführt	Was beim Ausstellen gilt
2025 und 2026	Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie PDF, sofern die Rechnung bis 31.12.2026 ausgestellt wird
2027	E-Rechnung Pflicht. Papier oder PDF nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (PDF weiterhin nur mit Zustimmung des Empfängers)
ab 2028	E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, ohne Umsatzgrenze

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Daran ändert sich 2027 nichts.

Welcher Umsatz zählt?

Maßgeblich ist laut Gesetzestext der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Leistungen, die Sie 2027 erbringen, ist das der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Wenn Sie an anderer Stelle eine andere Jahreszahl lesen, halten Sie sich an den Gesetzestext: Entscheidend ist das Kalenderjahr vor dem Jahr, in dem die Leistung ausgeführt wird.

Der Gesamtumsatz ist nicht dasselbe wie der Honorarumsatz in Ihrer Projektauswertung. Er umfasst grundsätzlich die steuerbaren Umsätze des Unternehmens, bestimmte steuerfreie Umsätze werden abgezogen. Da der Jahresabschluss 2026 erst im neuen Jahr vorliegt, sollten Sie die Einschätzung frühzeitig mit Ihrer Steuerberatung treffen. Liegt Ihr Büro auch nur in der Nähe der Grenze, ist es meist einfacher, ab Januar grundsätzlich E-Rechnungen auszustellen, statt sich auf die Ausnahme zu verlassen.

Vorsicht bei Leistungen aus 2026, die 2027 abgerechnet werden

Die Erleichterung für 2026 gilt nach dem Gesetzeswortlaut nur für Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden. Rechnen Sie im Januar eine Leistung ab, die Sie im Dezember erbracht haben, greift diese Stufe nicht mehr. Für Büros oberhalb der Umsatzgrenze heißt das: Jede Rechnung, die ab dem 1. Januar 2027 das Haus verlässt, sollte als E-Rechnung geplant werden, unabhängig vom Leistungszeitraum. Wie Rechnungen über Abschläge zu behandeln sind, die noch 2026 gestellt werden, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.

Ausnahmen, die für Planungsbüros relevant sind

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind unter anderem:

• Rechnungen an Privatpersonen, etwa für das Einfamilienhaus eines privaten Bauherrn. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, zum Beispiel für kleine Auslagen oder Nebenleistungen.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, die bei Planungsleistungen allerdings selten vorkommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Für öffentliche Auftraggeber gelten ohnehin eigene E-Rechnungsvorschriften des Bundes und der Länder. Wer dort abrechnet, kennt XRechnung und Leitweg-ID meist schon.

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Was das für HOAI-Rechnungen heißt: Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnung

In Planungsprojekten wird selten auf einmal abgerechnet. Nach § 15 HOAI können Sie Abschlagszahlungen für nachgewiesene Leistungen fordern, und am Ende einer Leistungsgruppe oder des Projekts steht eine Teilschluss- oder Schlussrechnung. Für die E-Rechnungspflicht spielt die Rechnungsart keine Rolle: Auch eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und muss ab 2027 im strukturierten Format ausgestellt werden, wenn die Pflicht für Ihr Büro greift.

Drei Punkte verdienen bei HOAI-Rechnungen besondere Aufmerksamkeit:

1. Die Prüffähigkeit bleibt Ihre Aufgabe. Eine E-Rechnung ersetzt nicht die prüfbare Rechnung nach HOAI. Auftraggeber müssen weiterhin nachvollziehen können, wie sich das Honorar aus anrechenbaren Kosten, Honorarzone, Leistungsphasen und Leistungsstand ergibt. Das hybride ZUGFeRD-Format ist dafür praktisch: Der Auftraggeber sieht die gewohnte, lesbare Rechnung, und seine Buchhaltung liest die strukturierten Daten automatisch ein.

2. Der strukturierte Teil ist das Original. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sind nach Auffassung der Finanzverwaltung die strukturierten XML-Daten maßgeblich, wenn sie vom sichtbaren PDF abweichen. Beträge, Steuersätze und Rechnungsnummer müssen deshalb in beiden Teilen übereinstimmen. Das gelingt zuverlässig nur, wenn beide aus derselben Datenquelle erzeugt werden und niemand das PDF nachträglich von Hand anpasst.

3. Kumulative Abschläge brauchen eine saubere Darstellung. In Planungsbüros ist die kumulative Abschlagsrechnung üblich: Jede Rechnung weist den gesamten bis dahin erbrachten Leistungsstand aus und zieht die bereits berechneten Abschläge wieder ab. Zu zahlen ist nur die Differenz. Genau hier wird es bei der E-Rechnung knifflig. Die europäische Norm EN 16931 bildet die Verrechnung früherer Abschläge nur eingeschränkt ab. So gibt es zum Beispiel kein eigenes Feld für die Umsatzsteuer, die auf den aktuellen Zahlbetrag entfällt. Gerade diese Angabe brauchen aber Ihr Auftraggeber für den Vorsteuerabzug und Ihre Steuerberatung für die Buchung.

Wie die Abschläge in der strukturierten Rechnung abgebildet werden, entscheidet deshalb darüber, ob die E-Rechnung für alle Beteiligten prüffähig bleibt. Ein PDF mit korrekten Zahlen reicht nicht, denn maßgeblich ist der XML-Datensatz. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, wie er kumulative Abschlags- und Schlussrechnungen umsetzt, und lassen Sie sich eine Beispielrechnung geben, die Sie mit Ihrer Steuerberatung durchgehen. Das sollte geklärt sein, bevor die erste Abschlagsrechnung im neuen Format fällig wird.

Eine fehlerhafte E-Rechnung ist für Ihren Auftraggeber nicht nur ärgerlich. Entspricht das Format nicht der Norm, liegt nach Auffassung des BMF keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. Ihr Auftraggeber kann dann die Vorsteuer nicht ohne Weiteres ziehen und wird eine korrigierte Rechnung verlangen. Bei Abschlagsrechnungen verzögert das die Zahlung, und damit Ihre Liquidität.

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Stammdaten vorbereiten: USt-IdNr., elektronische Adresse, Leitweg-ID

Die meisten Probleme bei der Umstellung sind keine Formatfragen, sondern fehlende Stammdaten. Eine E-Rechnung verlangt Angaben in festen Feldern, die in einer Word-Vorlage bisher irgendwo im Briefkopf standen oder ganz fehlten.

Die Daten Ihres Büros

Prüfen Sie, ob diese Angaben vollständig und aktuell sind:

• Vollständiger Firmenname mit Rechtsform, so wie er im Register eingetragen ist
• Vollständige Anschrift
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer für Rückfragen
• Eine elektronische Adresse, über die Ihr Büro als Rechnungssteller identifiziert wird. In der Praxis ist das häufig die E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung.
• Bankverbindung für die Zahlung

Die Daten Ihrer Auftraggeber

Für jeden gewerblichen und öffentlichen Auftraggeber brauchen Sie:

• USt-IdNr. des Auftraggebers, soweit vorhanden
• Elektronische Adresse des Empfängers, also wohin die E-Rechnung gehen soll
• Käuferreferenz: Viele größere Auftraggeber verlangen eine Bestell- oder Projektnummer, ohne die die Rechnung in deren Eingangsprozess nicht zugeordnet werden kann
• Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern. Sie ist dort Pflicht, ohne sie wird die Rechnung abgewiesen.

Der schnellste Weg zu diesen Daten: Fragen Sie Ihre laufenden Auftraggeber jetzt aktiv an. Viele Unternehmen haben ihre Lieferanten bereits angeschrieben und eine Rechnungsadresse für E-Rechnungen genannt. Prüfen Sie Ihr Postfach auf solche Schreiben, bevor Sie selbst nachfragen.

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Prozess und Archivierung: Abstimmung mit der Steuerberatung und GoBD

Wer macht was?

Klären Sie im Büro, wer ab Januar Rechnungen fertigstellt, wer sie versendet und über welchen Weg. Die E-Mail bleibt ein zulässiger Übertragungsweg, sofern der Empfänger nichts anderes verlangt. Öffentliche Auftraggeber nutzen meist eigene Rechnungsportale.

Wichtig ist eine klare Regel, wer die Rechnung vor dem Versand freigibt. Bisher ließ sich ein Tippfehler im PDF noch schnell korrigieren. Bei einer E-Rechnung muss der Datensatz stimmen, bevor die Rechnung das Büro verlässt, und eine Korrektur läuft über Storno und Neuausstellung.

Was Sie mit der Steuerberatung besprechen sollten

• Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über der Grenze von 800.000 Euro?
• Wie sollen Rechnungen über Leistungen aus 2026 behandelt werden, die erst 2027 gestellt werden?
• Wie bauen Sie Schlussrechnungen mit verrechneten Abschlägen auf?
• Wie kommen Ihre Ausgangs- und Eingangsrechnungen in die Buchhaltung, und in welchem Format braucht die Kanzlei sie?
• Wo und wie werden E-Rechnungen archiviert?

Archivierung nach GoBD

Das BMF hat die GoBD im Juli 2025 an die E-Rechnung angepasst. Für die Aufbewahrung gilt im Kern: Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder nur die PDF-Ansicht genügt nicht. Wird eine E-Rechnung in ein anderes Format umgewandelt, müssen Original und umgewandelte Fassung gemeinsam aufbewahrt werden.

Das gilt für Eingangsrechnungen schon heute. Ab 2027 kommt die Aufbewahrung Ihrer eigenen E-Rechnungen hinzu. Prüfen Sie, ob Ihr Archiv XML-Dateien aufnehmen und auffindbar halten kann.

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Checkliste: 10 Punkte bis zum 31. Dezember 2026

• 1. Umsatzgrenze klären: Gemeinsam mit der Steuerberatung einschätzen, ob der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt.
• 2. Stichtag festlegen: Entscheiden, ab wann das Büro grundsätzlich nur noch E-Rechnungen ausstellt. Im Zweifel ab dem 1. Januar 2027.
• 3. Rechnungen über 2026 einplanen: Leistungen aus 2026 möglichst noch im Dezember abrechnen oder die Rechnung von vornherein als E-Rechnung erstellen.
• 4. Eigene Stammdaten prüfen: Firmenname, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr., E-Mail, Telefon und Bankverbindung vollständig hinterlegen.
• 5. Auftraggeber anschreiben: Für alle laufenden B2B-Projekte E-Rechnungsadresse, USt-IdNr. und Käuferreferenz erfragen.
• 6. Öffentliche Auftraggeber gesondert prüfen: Leitweg-ID und Einreichungsweg je Auftraggeber dokumentieren.
• 7. Rechnungsarten durchspielen: Je eine Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnung als E-Rechnung testweise erstellen und mit der Steuerberatung abstimmen, wie die Abschläge dargestellt werden.
• 8. Prüffähigkeit sicherstellen: Honoraraufstellung nach HOAI weiterhin vollständig und nachvollziehbar mitliefern.
• 9. Freigabe und Versand regeln: Festlegen, wer Rechnungen fertigstellt, prüft und über welchen Weg versendet.
• 10. Archiv vorbereiten: Sicherstellen, dass ausgehende und eingehende E-Rechnungen im Originalformat GoBD-konform aufbewahrt werden.

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Die Fragen an die Steuerberatung und an die Auftraggeber brauchen am längsten, weil Sie auf Antworten warten. Starten Sie damit zuerst.

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So unterstützt plansync bei der E-Rechnung 2027

Die Umstellung wird einfacher, wenn Honorarberechnung und E-Rechnung aus derselben Software kommen. Dann gibt es keine zweite Datenerfassung, und PDF und strukturierter Datensatz können nicht auseinanderlaufen.

In plansync entsteht die Rechnung aus den Projektdaten, dem gepflegten Leistungsstand und, wo nach Stunden abgerechnet wird, aus der Zeiterfassung. Beim Fertigstellen einer Rechnung erzeugt plansync automatisch:

• die Rechnung als PDF
• eine ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3 mit eingebettetem XML)
• eine XRechnung (XML)

Beide E-Rechnungsformate sind EN-16931-konform, auch für Abschlags- und Schlussrechnungen. Fertige Rechnungen laden Sie als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD herunter und übermitteln sie über Ihren gewohnten Weg an den Auftraggeber oder das Rechnungsportal. Den Versand selbst und den Empfang von E-Rechnungen übernimmt plansync nicht.

Besonders wichtig ist das bei kumulativen Abschlagsrechnungen. Wie oben beschrieben, sieht die Norm zum Beispiel kein eigenes Feld für die Umsatzsteuer auf den aktuellen Zahlbetrag vor. plansync setzt dafür eine Variante um, die von Steuerberatern anerkannt ist. Leistungsstand, verrechnete Abschläge, Zahlbetrag und die darauf entfallende Steuer bleiben auch im strukturierten Datensatz nachvollziehbar. So erhalten Ihr Auftraggeber und Ihre Steuerberatung eine vollständig prüffähige Rechnung, und Sie müssen keine Sonderlösung von Hand pflegen.

Damit keine unvollständige E-Rechnung entsteht, zeigt die Rechnungsvorschau für ZUGFeRD und XRechnung je eine Bereitschaftsanzeige. Fehlt etwas, nennt plansync die fehlenden Angaben konkret, etwa unter „Für XRechnung fehlt noch: …“. Die Empfängerdaten wie USt-IdNr., Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID und elektronische Adresse pflegen Sie beim Kunden oder ergänzen sie direkt in der Vorschau. Die elektronische Adresse Ihres Büros leitet plansync aus Ihrer E-Mail-Adresse ab, ersatzweise aus der USt-IdNr.

Ein Hinweis aus der Praxis: Eine fertiggestellte Rechnung lässt sich in plansync nicht mehr ändern, und damit lässt sich auch eine fehlende E-Rechnung nicht nachträglich erzeugen. Prüfen Sie deshalb vor dem Fertigstellen, ob beide Formate bereit sind. Wie der Weg von der Stundenbuchung zur Honorarrechnung insgesamt aussieht, zeigt unser Beitrag Von der Zeiterfassung zur HOAI-Rechnung. Einen Überblick über die Rechnungsfunktionen finden Sie unter Rechnungen in plansync.

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Fazit: Jetzt die Stammdaten klären, im Januar ruhig abrechnen

Die E-Rechnung 2027 ist für die meisten Architektur- und Ingenieurbüros keine technische Hürde, sondern eine organisatorische. Das Format erzeugt eine passende Software automatisch. Was Zeit kostet, sind die Fragen drumherum: Liegt das Büro über der Umsatzgrenze? Welche Rechnungsadresse und Käuferreferenz verlangt welcher Auftraggeber? Wie sieht die Schlussrechnung mit verrechneten Abschlägen aus? Und wo werden die XML-Dateien archiviert?

Wer diese Fragen bis Mitte Dezember geklärt hat, stellt die erste Abschlagsrechnung im Januar ohne Hektik. Nutzen Sie die Checkliste oben als Arbeitsliste für die nächsten Wochen, und beziehen Sie Ihre Steuerberatung früh ein.

Wenn Sie sehen möchten, wie HOAI-Abrechnung und E-Rechnung in plansync zusammenspielen, testen Sie plansync 14 Tage kostenlos und ohne Termin, oder buchen Sie eine kostenlose Live-Demo. Das Preismodell finden Sie im Preisrechner. Weitere Hinweise zur Software-Auswahl gibt unser Beitrag zur Rechnungssoftware für Architekten.